之前在這篇文章(關於專案管理工具(PMIS) (一)三大類型)提到過有三大目的各不相同的PMIS。
也因為有這樣三大類的PMIS，表示你在選擇工具時要花點時間研究一下。 因為不同的工具通常有其合適的使用環境。 千萬不要妄想買一個能適用任何環境的東西。
此外，彈性大的工具雖然適用環境廣，可是組織在使用上，流程與規則就必須配合做大幅度的調整(可以想像如同ERP的導入)。 彈性小的工具則通常跟專案型態有緊密的相關，而可能僅專注於解決特定的一個問題(想像一個HR套裝軟體)。 所以萬一組織結構、或是案件類型有變時，工具的適用度也得重新考量了。
除此之外，下面也列出幾個我們常見客戶的疏忽或錯誤認知。 這些疏忽或錯誤都增加你組織的摸索時間，甚至可能讓你整個導入徹底失敗。 所以對於有在挑選PMIS的朋友，倒是建議可以把下面幾點看懂得喔！
當然，若你需要我們進一步的建議甚至協助判斷，也歡迎透過Email跟我們聯絡！
1 管理軟體最大的關聯其實是….
大部分人以為挑選工具的第一步，是找一個自己跟自己同樣產業使用的照用就好，這點其實是不對的！找甚麼工程設計的工具這樣想是OK的，但在管理的領域，這思維肯定是不對的。 選擇管理軟體的關鍵，其實跟同產業未必關聯這麼高；反而要考慮的是組織的「商業模式」！ 若你這部分搞錯了，你後面篩選的重點就有可能完全偏頗。
舉例而言，自己研發產品的公司，在管理上跟ODM、OEM的管理重點會不太一樣，就算都屬於同樣產業(如遊戲開發、如3C消費性電子產品)，適用工具也未必相同。 自己研發產品的公司對於時程的彈性有可能較高，所以時間未必一定會給予最高優先的關注、對於工序的要求也有可能不很嚴謹，所以排程、工時投入量、合約管理等議題可能較鬆散。 專注度有可能在於Issue Tracking、產品的市場面的考量；排程就算有，也是一個以銷售或是通路為主幹的排程。 相較一下，一個接案為主的公司，關注重點很可能在於Deadline、工時投入、成本分析、投標分析、合約管理這類議題。 排程也會是以製作進度為控制主體。
專接統包案的跟專門做下包的對於自主度的掌握也不同。 接國外客戶的跟接國內客戶的，也可能有迥然不同的需求。 所以搞清楚自己的專案屬性，再來挑選合乎自己屬性的工具，這樣才會掌握評選重點。
簡單原則：先確立自己的商業模式、再來分自己的產業屬性。 要管理甚麼的重點就呼之欲出了！
2 從最需要被管理的部分開始評選….
工具篩選不完全是比功能多寡，而是要挑選「自己最需要的部分」。 大部分專案都缺乏充分的人力、預算、以及時間，所以不可能把工具的每項功能都用到，反而是工具最強的部分是否是你最需要的。 如果是，這就符合80VS20法則→讓你在合理的時間與人力投入下，取得足以做控制與判斷的管理資訊。
此外，一般來說，依照專案類型以及商業模式，有可能著重於下面這幾種管理重點：
1. 專案控制導向 : 工序、排程、成本分析、要徑分析、及進度與Baseline的比對。
2. 工作管理導向 : 工作清單、派工、完成時間、及完成與否的收集。
3. 待辦事項導向 : 工作清單管理
4. 產出物管理與控制導向 : 文件、圖面、版本管理、BOM。
5. 議題管理導向 : Issue Tracking
6. 人力管理導向 : 誰在做甚麼、誰要做甚麼、工時收集、工時審核、人時分析。
7. 知識管理導向 : 歷史資料整理。
8. 流程管理導向 : 簽核系統、工作審查、文件審查等。
9. 報告製作導向 : 畫圖用的工具
10. 個人管理導向 : 跟組織無關的各自PM的管理工具
11. 高階策略分析導向 : 組合管理、預算分配、預算執行、策略目標達成分析、ROI、儀表板等。
12. 法規滿足導向 : 如符合沙賓法案、符合美國國防部EVM規範等。
(上圖，詳盡的實獲值分析圖表。 可是正常而言，台灣真正有能力用EVM的組織恐怕少乎極少)
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這些不同的需求，可能會導致整個選擇結果的不同。
舉例而言，需求9通常可能只是老闆需要你畫甘特圖放在投影片上。 那你不需要花幾萬甚至幾千萬建立一套系統，找個Open-source的工具通常就夠了。 需求12的，你可能需要考慮權限、考慮進度%評估的客觀性、考量數量投入收集的便利性、考量排程的嚴謹度等。 兩者最後挑選的可能迥然不同。 所以不同目的，會影響不同的選擇結果。
但無論如何，請一定從核心需求展開挑選。
因為從核心目的篩選工具，就不會被功能、價格這類因素迷惑了。 我碰過一些客戶會拿出密密麻麻的評分清單要來評選軟體，一個功能一個功能問了打分數。 「能不能作WBS？」、「能不能做實獲值計算？」、「能不能做Risk Matrix」 問他們到底痛點在哪裡，為何會想用實獲值？ 想藉此解決甚麼問題？ 承辦人員一問三不知。 只知道被交代來評選軟體，所以就要看到有這功能並打分數而已。
打分數這件事情在概念上當然是很好，可是別忘了你買軟體終究是要解決核心問題，而不是要買一個「功能很多可是未必真能解決你核心痛點的絢麗玩具」。 若用不到、或跟你專案的商業模式根本不合的功能，就算有你也沒辦法用不是嗎？ 所以還不如先把核心需求搞清楚，其他評分才有意義喔！
3 分辨你面對的是系統問題還是管理問題
請記得 : 永遠不要期待透過買系統來解決管理問題。 我碰過一些客戶，想買軟體的原因在於他覺得買來軟體後，公司專案管理的能力會立刻提升。
可是這是不切實際的。 軟體充其量只是一個加速器。 你原本的流程健全，人員互信高，專案管理成熟度很好，那軟體進來後事情會更好。 可是若本來你的組織就是缺乏互信、各部門各自為政、業務與PM與RD老是衝突不斷、一堆人考上PMP卻不會規劃，工具進來雖然可以有些「政治上力道的」調整，可是不會讓公司從此變成一個溫馨的天堂。 這時候有專人幫你設計並調整既有組織運行規則，並同步帶進新系統，才會產生明確的改善效益。 所以買PMIS要找顧問公司，而不該找軟體公司。 因為這通常是管理問題，而非軟體問題!
這時候的重點反而是要分析核心問題為何？ 以我們的經驗而言，通常組織專案混亂的原因都跟系統無關；大都是組織設計不良(權力結構不平衡)、獎懲制度提供錯誤誘因、分工不正確、流程不佳、成案流程、專案缺乏Owner、專案監控與策略缺乏連結、更常見的是「掛名PM的不是真正能當PM的人，有能力當PM的卻置身事外」等問題。
當然，也有很多公司的問題是源自於資訊不透明，這點是系統可以協助解決的。 可是如果組織本身部門之間敵對心很高，或是專案成員各自都過度自我保護，系統進來除非有「高層的強制力量」，否則一樣不可能大幅增加透明度。 所以這時候，先確保高層主管的參與，可能比評選系統來得更加重要。
其他常見管理工具來協助解決專案問題的還有：
1. 作為溝通載體 (做出好計畫，讓別人能快速理解，更容易取得資訊)
2. 小團隊的代辦事項管理 (方便派工、可以有集中平台來看進度、讓PM掌握全貌)
3. 大型專案的排程與專案追蹤 (工作複雜，需要好的排程與進度管理工具)
4. 度量、績效分析、考核
5. 部門主管了解人力配置與工作回報 (作為資源控制的資訊來源)
6. 成本累算、預算評估、S-Curve繪製、EVM計算 (認真的專案控制需求)
7. 團隊的資訊整合平台 (讓一般人也可以輕易了解專案資訊、發布資訊、取得資訊)
8. 高階主管作為資源配置分析、策略研擬等的平台 (組合管理、投資分析、預算分配等)
9. 業主或合約滿足所提供的數據與報表產生來源。
10. 工率、工時、工期、等歷史資料的累積。
11. 文件管理與版本控制。
12. 議題管理與追蹤。
13. 風險管理平台、風險模擬器(如蒙地卡羅分析)。
14. 統一內部管理流程。
15. 法律證據的保存。
(上圖，第八點的需求示意圖。 公司把實際專案與預計專案共同列出，讓主管評估規劃中專案何時開始對於組織人力運用最佳。)
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在此跟大家抱歉一下。 因為這週較忙，這篇只能先寫一半。
後面幾點過幾日再貼出 :)
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