去美國上班後才發現，有些用語的意義確實和台灣不大一樣。比方說在美國「顧問（Consultant）」通常代表第一線的執行者，有些企業因為內部人力不足、或是沒有特定專業的員工，因此聘用外部顧問來代為執行。但顧問這兩個字在台灣，有時卻被戲稱「顧門口」，暗喻只動張嘴光說不練的意思。回到台灣之後，每次被客戶尊敬地稱呼「姚顧問」時，還真會有心頭一驚的感覺！我一直認為，一位有價值的顧問，除了替客戶分析現況，提出策略之外，更要有捲起袖子，運用工具來解決問題的能力和魄力！這是「管理顧問」與「管理講師」最大的不同。前者除了理論，還要有執行的方法和輔導的能力才行。

但說到管理工具，讓很多人聯想到軟體廠商。雖說顧問要有運用工具的能力，但如果顧問「獨衷」某樣工具，又會產生一些問題。有句話說「拿著榔頭的人眼中，所有問題看起來都像釘子」，客戶要的是Solution而不是特定的軟體，假設顧問不維持專業中立，除了無法有效解決問題外，客戶對顧問的信任感也會打折，絕對是個雙輸的局面。

專案管理在過往只有外商或是大型企業比較重視，但近幾年也漸漸有些小型企業，甚至是個人或小團隊過來尋求協助。好比有些PM覺得自己的團隊效率不彰，來問我們是不是有什麼工具可以協助，但一聽到一套軟體動輒數萬馬上傻眼，當我反問他公司有多少預算呢？對方回答竟是：「我們公司沒有專案管理的預算耶！我請你吃頓飯可以嗎？」

以上就是我最近發胖的原因，哈不是啦！這樣「零預算」的需求一多，我跟Joe也花了一些時間思考如何幫助這個族群。因為我們都相信，唯有讓專案管理「親民化」，讓更多的人採用好的技巧，整個市場才會朝正向持續發展。

我腦子裡想的是，「零預算」的管理工具一定是非常非常簡單的東西，必須符合我個人最愛的KISS原則（Keep it Simple, Stupid）。既然是個簡單的東西，那麼應該老早就有很多人在使用，而且多半有一定的歷史，這讓我聯想到「結繩記事」。在繩子上打大小不同的結來記錄事情，在沒有文字的時代，是個很聰明的作法，據說這是「燧人氏」在鑽木取火外的另一項文明貢獻。後來有了文字，人們理所當然地會把該做的事情寫下來，變成現在的「備忘錄」或是「待辦清單」。別小看這樣的管理工具，今天即使是攸關人命的重要工作，例如醫生、飛行員、甚至連企業號的寇克船長與史巴克都還非常仰賴這傳統的管理方法。（有圖有真相）

其實一套好的管理工具，只要能做到「所有成員，知道自己在何時該做什麼事」以及「這些事情目前的進度」這兩點，就已經算是很實用了。在生產管理的領域中有所謂的Kanban Management（看板管理），在軟體開發的領域裡也有Scrum Board這樣的工具，主要就是利用白板（或牆壁）搭配膠帶、便利貼、麥克筆，將專案的全貌以視覺化的方式呈現出來，也可以說是一種用於團隊的「待辦清單」，我認為這樣的工具在「零預算」的前提下，是非常好的解決方案。

我們來歸納一下看版管理的幾個好處：

1. 視覺化。我們都知道「視覺」是人類感官中最強烈的一種刺激。將色彩鮮明的「專案看板」放在辦公室裡明顯的地方，絕對會有效拉住團隊的注意力，讓大家不得不忽視專案目標，這比開會或PM的碎碎念帶來的聽覺刺激更有效。

2. 互動性。每個人只要會寫字，就可以自行更新專案資訊，而且其他成員只要往看板望兩眼，就可以知道最新的訊息。當然啦，如果你很重視編輯權限問題，就得買軟體了。（難不成把看板當名畫鎖進玻璃箱理XD）

3. 免插電。這裡講免插電，倒不光是環保訴求，而是避開採用軟體帶來的一些麻煩。好比要花錢採購、要教育訓練、要符合公司網路規範等等。要採用「專案看板」，只要找面牆壁，再帶個幾百塊去文具行就搞定了。

4. 成就感。很多研究都顯示，適度的「激勵」要比「壓力」更能激發團隊效能。看著一個個的專案目標（便利貼）被貼上「完成」的標籤，會讓團隊有種紮實的成就感，會想要貼上更多的完成標籤，產生蒐集7-11點數的快感！

當然啦，沒有一種管理工具是完美的，我們只能針對既有限制，找出最適合的來用。這類「專案看板」比較不擅長的地方，我也提出來讓大家參考：

1. 無法設定編輯權限。這剛剛講過了，「互動」可以是優點也可以是缺點，專案看版是假設PM允許所有成員共同更新專案資訊。對於某些外包專案或許不適合，因為PM可能不希望其他成員自行修改工作內容或者填報進度。

2. 難以記錄過往變更。專案看板記錄的是專案的最新狀態，如果對歷史資料有需求的，可能得用數位相機定時拍照存檔。如果有電腦報表需求的，這專案看板就比較麻煩了！

3. 無法顯示工作順序。如果你的工作有強烈的相依性，某些先做，某些後做，不能顛倒，那麼你需要的恐怕是具有排程計算（Scheduling）功能的軟體。

4. 秘密會被大家看光。對於一些PM來說，或許把專案的全貌貼在在辦公室牆上不是個好主意。不過現在有很多雲端的看板軟體，好比我自己有在用的Lino-it就還不錯。不但可以分享資訊，還可以多人共同編輯，重要的是它免費。建議大家可以試試看，它基本上就是個網路版的看板，你可以在上面貼上各式標簽或圖文訊息，也可以讓多人同步更新修改。（如下圖）

如果你帶領一個6-8人以下的小團隊，不需要複雜的排程，且公司暫不考慮買軟體，建議你可以試試這個「專案看板」的工具。不過我也得提醒，這工具實際用起來，並沒有外表那麼簡單，還是有一些Know-How在！好比看板的X軸Y軸各要代表什麼？看板區塊如何劃分？便利貼的顏色和大小要如何運用？描述工作的精確語法？資訊更新的頻率和規律等等。我自己在紐約帶團隊時採用過這樣的工具，也是經過一段時間的測試與修正才發揮出最大的效益。