我在上一篇的文章最後提到說：取得PMP證照並不表示達到巔峰，僅表示踏到專業上的一個起點。
這是因為書裡的東西終究只是原則與公式，若要讓我們的老闆與上司覺得我們真的具備專案管理知識，那最簡單的方法就是「活用」這些知識在我們現有的專案中。
當然，這不用我說，大家都知道要活用才行。 但很多人也確實有這樣的困擾：雖然知道專有名詞的定義，可是到底該怎麼跟實際專案連結呢？ 又該怎麼展現自己專業知識呢？ 對此，我在此會建議，當你考上PMP後，其實下一步最好是去學套PMIS。 這是讓你整合理論與實務CP值最高的一條途徑。
甚麼是PMIS
PMIS是Project Management Information System的縮寫，它泛指所有用來管理專案的資訊系統。 因為既然你學會了專案管理該注意的規劃與監控技巧，你就要有個工具把這些知識充分的展現出來。 PMBOK中提到很多規劃的資料，其實是彼此連結交互相關的。 比方說範疇跟時間與成本綁定很深，如果不是透過類似資料庫的結構交互串連，你很難透過紙本清楚的解釋。
做過專案的人都知道，有可能一個PM已經把所有需求、合約、限制、團隊狀況都完整的考量過一遍，也已經在心裏做好了詳細的規劃。 但不表示你可以簡單的把你內心想的一切分享出去。 案子小還容易，有可能靠積極溝通達到團隊共識。 但案子大時，要把計畫清楚讓別人理解，就困難得多了。
像我參與過大型的工程專案，光是一個成包商的工作就超過一萬筆，要如何單靠口頭描述讓別人理解呢？ 更別提當專案真正展開後，各類事情千頭萬緒，每個人都好奇專案目前整體進展如何、每個人也都提出他覺得優先該處理的事項、還要面對各類潛在的變動。 你又要管專案、又要收集進度、又要避免自己見樹不見林，這時候若不仰賴一套軟體工具，你就會很難取得各層面的平衡。
但反過來而言，若你擅長使用PMIS，能把範疇、時間、成本、資源、議題、風險、Baseline，都整合在一個檔案中，這是最能確保訊息能正確散發、正確解讀、或最少大家能在同一基礎上來做討論與攻防的方法。
舉例而言，假設有個電腦教室建置的專案。 照正常程序，我們會由上而下的藉由範疇到工作資源拆解出整個專案架構。
(上圖，由Scope往下展開到Activity，所有資訊實質上是相互關聯的)
但若只是拆解出來，其實沒甚麼管理上的意義與幫助。 但若能透過PMIS建置成Schedule的話，就等於透過軟體的能力，幫你把這些訊息全部整合在一起。
(上圖，透過軟體整合在一起後。 會由上而下彙總時間與成本資訊)
整合的好處，在於資訊彼此關聯。 如上圖所示，成本的資料從最下面的作業逐層往上累加。 這時候，萬一有主管質疑說，為何設備要花十六萬呢？ PM可以展開專案規劃，並從細節來做詳細的解釋。 比方說，可能因為電腦教室地板需要墊高，所以地板有額外的開支。 這樣，大家也就能針對問題具體地來討論。
但，為何不用EXCEL就好了呢?
我知道，每次談到這議題，不免有人就會疑惑的提問：「這樣的需求，我用Excel也能達到啊。 甚至有些報表，是我們公司老闆習慣看的，這類專業軟體還做不出來呢！」
我相信，很多簡單的Schedule是可以用Excel、甚至行事曆軟體來取代，比方說我就碰過很多人更習慣用月曆來排工作規劃。
(上圖，同一個專案用行事曆的方式檢視)
但我前一篇文章一直有提醒大家，你既然會持續看我們的文章，很可能是胸懷大志、想把專案管理當成你長期職涯規劃的人。 那在這前提下，你就不該只是看著你現在的專案環境。 因為接下來你有可能會帶大型專案 – 超過百人的團隊、三到五年的工期、五六的下包一起進行、工作超過千個或萬個。
(上圖) 3200個工作的Schedule網圖
上面這張圖還只是有三千多個工作的工程專案之網圖(Network Diagram)，但整個執行狀態已經錯綜複雜。 像前面我提到自己也有經歷過上萬個工作的專案，若沒有一個像樣的管理機制，幾乎沒辦法來好好控制的。
所以，當你碰到這種規模的專案時，Excel明顯是不夠的。 既然如此，為何不在你尚未需要處理這麼驚人的資料量之前，先學會一套系統呢？ 這樣當萬一你必須要參與這類巨型專案時，你立刻就可以把心力放在重要的事情上。
再來另一個EXCEL缺乏的功能，其實是對於計畫變動的分析能力。
PMIS讓你做兵棋推演
PMIS最大的價值，其實就是一個做模型的工具。 就像建築師蓋房子前，會先用木頭或厚紙板，做出縮小版的模型一般。 一方面這可以給他的客戶有個清楚的輪廓，另一方面自己也能從中看到是否有任何地方不太對勁。 萬一要做甚麼調整時，在模型上驗證的成本也遠低於打掉重做。
PMIS其實也是做類似的事情。 它讓一個PM能夠更簡單的分析自己目前規劃是否符合客戶或是合約要求。 比方說所有範疇的工作是否能在時限內做完？ 為這些工作所需的資源是否足夠？ 成本累積的總額是否在預算內？ 以及工作安排是否有任何衝突？ 比方說同一個人在同一時間要做的事情是否超過其負荷？
(上圖，檢視一下Carina這同仁在接下來的半年中被安排了哪些工作。)
更重要的部分，在於萬一有這類衝突時，PMIS提供一個簡單的平台，讓PM能快速看到調整後的結果。
這部分我再花些篇幅仔細說明一下。
一般人用EXCEL做Schedule時，大多是先在腦海預想工作清單，並根據順序填入各工作的日期。 比方說第一個工作從11月01日開始，11月05日結束，他會在Excel中填入11/01以及11/05的日期。 而下一個工作，若是從11月06日開始，11月10日結束，他又會順序填入11/06以及11/10兩個數字。後面的一堆工作也會如此順序輸入。
可是如果規劃完成了才突然發現，11/05居然是禮拜六，那天其實沒有工作的，所以做五天的工作其實要到7號才完成。 這時候，你要調整就很累了。 必須把第一項工作的完成時間從11/05改成11/07。 而後面的每項工作都得重新檢視、並重新調整。
可是更糟糕的事情在於，大部分專案變動其實是常態發生的一件事情。
所以呢，你若用EXCEL來管理複雜的專案，通常不出兩個禮拜你就會整個束手無策了。 因為你會花太多時間在改檔案。 而你也很清楚知道，目前花了一整天改完的版本，可能下禮拜又得花同樣多的時間再改一次。 這也造成很多人產生一個偏見，覺得所謂「計畫趕不上變化，變化趕不上老闆的一句話。」 既然如此，幹嘛計畫？ 浪費時間，只是讓自己埋頭Excel罷了。 還不如甚麼都不做，兵來將擋、水來土淹。 這是很多PM以為做計劃沒用的根源心情。
但老實說，這是因為使用工具不對的原因。 因為PMIS剛好就是為了對應這種事情。 CPM的目的，也是希望你能更簡單的對應專案變動，讓你透過PMIS的模擬(Simulation)的能力，快速反應變動，尤其能協助你看到變動帶來的影響。
如果是透過PMIS根據CPM來做「有流動性的計畫」：
Step1 建立工作清單與工期
Step2 把工作的順序連結起來
Step3 軟體根據你的設定推估日期
如上圖所見，PM其實不輸入任何日期的資料。 PM反而是輸入下面幾件事情：
1. 範疇/工作包
2. 各工作包所需做的工作
3. 各工作的順序
4. 各工作的工期(Duration)
5. 可工作的時間 (考量放假與每日工時)
這時候，系統就能根據這些訊息，幫你計算出各工作在滿足上述條件下的合理開始與完成日期。
關於假設分析
更重要的價值在於。 當這樣的模型具備後，你可以做所謂的假設模擬分析(What-if Analysis)。 無論是多增加一個工作，減少一個工作包，調整工作包的執行順序，工作時間拉長，或是任何跟時間、資源、與範疇變動相關的事情，你都可以透過這平台來模擬。
而若變動不大，通常都可以在5-10分鐘內看到一個成效。 系統能瞬間告訴你在調整參數下，專案各工作的可能開始與可能完成時間。 很多報告更可以透過系統自動生成。 甚至讓團隊提報進度來自動呈現專案全貌。
舉例 : 假設規劃完後才發現需要多做一個C工作：
Step1 : 加入一個工作。
Step2 : 調整A、B與C的工作順序
Step3 : 計算後，各工作合理的開始與完成日期又被計算出來了
若上面的日期跟合約或專案完成日有衝突，PM當下就能發現，也就立刻能再做些微調。
這不就讓PM能更容易掌握狀況，並減少工作Loading？ 也才能簡單的讓別人知道有沒有學專案管理，到底有甚麼差異。
註一：以上軟體畫面使用Oracle Primavera P6
註二：本文為我寫在專案經理雜誌之專欄文章
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至於已經考過PMP，對於進階的兵棋推演有興趣的朋友，建議可以參考：【106 動態排程基礎】
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