即便昨天加班加得很晚，小明今天還是得一早就爬下床，帶著尚未完全甦醒的身軀到公司去上班。

到了辦公室之後，打開 Email 信箱的瞬間，一、兩百封的 email 就陸續湧入了小明的收件匣！對於同時參與兩、三個專案的小明來說，這樣的情形早就已經見怪不怪，差不多都麻痺了！

小明沒有太多時間可以抱怨，才剛消化掉幾封 email 而已，手機的 Line 訊息通知就開始斷斷續續、叮叮咚咚地響了。小明心想，八成是因為同事們也都到公司了，開始用 Line 在追殺自己了吧！

小明的思緒被迫中斷，也不自覺地就被 Line 牽著鼻子走，email 就自動地被擱置在一旁了。

好不容易處理完了一些 Line 訊息，一不小心又錯過了一個開會的時間。幸好有人打電話來催小明趕快去開會，不然小明還真的是忘了要開這個會議了！

會議是個冗長又無聊的大堆頭會議，跟小明也沒啥關係，偏偏那個專案經理就是要小明也一起到場備詢。這些菜鳥專案經理總是這樣，自己怕被老闆問到回答不了的問題而被狠 K，就老是非得 RD 一起去備詢不可！

小明實在是一點也不想參加這樣的會議，可是不去又怕被人說是不合群，更怕被這些專案經理在老闆面前告御狀，所以只好勉強帶著筆電去，繼續做著自己的事，至少這樣還能保有一點點的生產力！「奇怪了，寫給你的 email 都不看，老愛打電話來煩我，不然就是非要我列席這種鳥會議…」無奈的小明心裡一直這樣嘟嚷著。

Email 溝通工具的誤用與濫用

在有了 email 之後，好像大家用電話分機溝通的頻率就少得多了，同事彼此之間面對面討論事情的機會好像也變得比較少了！甚至是，那些還喜歡用分機或是直接找人開會討論事情的，就算時間都控制得宜，似乎還是會不太受人歡迎。這到底是為什麼？

很多時候明明是大家碰個面、畫畫白板，三兩下就能談完，又不會造成誤會，這樣好處多多的即時小會議，為什麼大家不愛用了？為什麼大家總喜歡在 email 上你一嘴、我一句地，回過來又回過去，結果造成同一主題的 email 討論串愈來愈長，而每個收件人都變成是這一大群 email 轟炸的受害者！

事實上，往往整個討論串當中，只有最後一封 email 才是最終有用的結論，而前面的十幾二十封的信件往返，通常都是無謂的、低效率的討論，甚至常常是已經偏離主題的討論。

團隊合作的溝通之所以會發展成這個樣子，一個很可能的原因，大概是因為 email 上常會出現一些謬誤，而相關人等如果不出聲回應，就很容易被認定是默認了這些謬誤，因此這些相關人才會被迫也以 email 來回應澄清，認為這樣才能保障自己的權益！

其實，往往只要我們拿起話筒，跟對方談個一兩分鐘就能搞定，就能避免這種低效率的 email 討論串的，可奇怪的是，很多人就是不喜歡用電話，更不喜歡走幾步路去對方的座位隔間聊一下！

上述種種，其實還不是最糟的！

傳訊溝通工具的誤用與濫用

Line 和 Messenger 流行起來之後，很多人開始認為，用這些傳訊工具做溝通可以更直接、更快速，所以連 email 都懶得寫了！可是事實是，更多人的 Line 未讀訊息常常會處在 999 的狀態，這種後果可能比未讀 email 的情況還更嚴重！更何況，Line 上的訊息不僅很難能被好好組織起來跟催，更有過期之後就再也無法讀取的問題！

尤有甚者，你在休假或下班之後，是否還會繼續收到公務相關的 Line 訊息？你有膽不去看訊息是誰發的嗎（可能是你老闆喔）？訊息讀了之後敢不回覆嗎？「已讀不回」會不會讓你的優等考績也就從此「一去不回」？

有了 Line 之後，你還有真正無干擾的休假和下班的時間嗎？

甩掉複雜，回歸簡單

不知道上述的故事情境，有多少部分也在你的周遭發生過，或發生中？為什麼電子溝通工具愈來愈進步，人的工作效率卻是愈來愈退步，人的生活品質也是更每況愈下呢？有沒有一個既簡單又系統化的方法，可以讓這些惱人的問題少一些，甚至是完全消除掉呢？

故事中小明的工作環境是頗「複雜」的，而造成這些複雜的因素有「一個人同時參與多個專案」、「團隊人數眾多」、「溝通路徑過多」、「溝通方法與工具使用不當」等。

如果我們能把這些因素減少或排除掉一些，也許小明的工作環境就能變得簡單許多，整個團隊的工作效率也應該能被提升許多。

敏捷式團隊工作小技巧

在敏捷式團隊工作方法中，其實就有許多設計是在鼓勵「簡單（Simplicity）」這件事情。以下就是一些與簡單特質相關的建議做法（不僅限於此些）：

1.敏捷式團隊中的每個人只專注在單一專案上，以去除在專案之間切換工作時的額外負擔（每次切換都得要重新複習、回憶上次中斷點的工作狀態）

2.敏捷式團隊鼓勵 5-9 人左右的小團隊，每個團隊成員只需與少數的其他成員做密集溝通，培養良好默契

3.敏捷式團隊因為人數少，成員之間的總溝通路徑就少（n(n-1)/2），訊息量自然也就少

4.敏捷式團隊只聚焦在當下的衝刺（Sprint），而且每輪衝刺都是固定的短週期（通常為 2 至 4 週之間擇一），只關注在這個衝刺週期內該完成的用戶故事

5.敏捷式團隊都在共同空間一起辦公，隨時可以用最原始卻最有效的面對面方式做溝通，根本就不需要頻繁使用其他電子溝通工具，（Email、Line、Messenger）。這樣一來，「寫者無心、看者有意」的訊息誤解讀機會就會極少，更不會有來來回回的大量垃圾訊息

6.敏捷式團隊在每個衝刺內，除了衝刺一開始所需的「衝刺規劃會議（Sprint Planning）」以及衝刺最後必需的「衝刺展示與審查會議（Demo and Review）」和「回顧與改進會議（Retrospective）」之外，只剩下一種每天在固定時間、固定地點、討論固定議程（過去一日進度、今日計畫、障礙）的15分鐘「站立會議（Daily Scrum）」。

由於這些會議的「固定」特質，團隊成員可以對開這些會的節奏感養成習慣。

因此，大家就再也不必費神去記住「什麼時候─得到哪裡去─跟誰─開什麼樣議程的會議」這樣的瑣事了！

電子溝通工具的出現與發達，雖然在某些方面的確提升了人們的溝通效率（例如，遠距溝通、記錄的留存/複製等），但是，如同上面小明的故事那樣，電子溝通工具的不當使用，也在更多的地方讓人們的溝通效率大幅地降低！

此外，人們在大量使用電子工具溝通的同時，其實也把大自然賦予我們最有效的面對面溝通工具給排擠弱化掉了，因此也導致了愈來愈多人開始變得不喜歡用面對面的方式溝通，我們面對面溝通的能力也就逐漸地退化了！

面對面溝通能讓許多團隊合作溝通上的誤會被立即消除澄清，因此可以減少許多工作上的複雜，這也就是為什麼敏捷式方法這麼鼓勵面對面溝通的重要原因之一。有句廣告詞說得好：「天然的尚好！（台語）」

敏捷式方法讓團隊合作的許多活動變得簡單了，因此，團隊的整體戰力也就能顯著而自然地被提升了。只要「凡事從簡」，就能「欲速則達」！

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