分享一位上市公司董事長對流程改善與系統導入的看法

上個月我們一位客戶的公司招開高階主管會議，我以顧問的身分列席備詢。和大家一樣，我最怕在會議中遇到大老闆冗長的發言，但這一次不一樣，我聽到了很有意思的東西，回來我告訴Joe，他建議我po在網上和大家分享，我覺得這主意不賴！ 先快速交代一下背景。這間客戶是間上市公司，在兩岸都有數個事業群，分別從事不同的業務。我們會接觸是因為他們從去年開始一系列的組織流程再造工程，這當中也包括了專案管理制度的改善與專案管理資訊系統的建置和整合，我和Joe的公司獲選成為輔導顧問。

專案管理工具(PMIS) (三) 電子化的迷思

上周大家擦槍走火，產生出了一串非常美妙的討論。 :D 大家先是從推裡短篇 學姊的祕密：大揭露 開始談起，不知道為何話題轉為軟體開發，又變成需求整合，最後則談到商業流程界定的議題。 我在那段討論後面有聊到，要組織把工作流程定義清楚，很多時候並不是大家想的這麼簡單。 Dauthi兄也有在其後補充，大部分老闆都覺得把流程定義清楚這件事情是不用花時間，甚至以為那些東西已經存在的。 他說，「高階主管 以為資訊萬能，沒有系統作不到的。以為所有單位的SOP作得非常好。」 但實際上那是一種美好的幻想！ 以我自己跟不同公司應對的顧問經驗來看，當你

用Outlook來做「協同合作」(五)

第五章 與行動裝置同步 前面提到我們可以透過Outlook的「工作」功能，建立待辦事項、把工作分配給組員、透過資料交換了解大家的進度、並透過檢視的功能把資料按照自行需要的方式做分類、篩選、整理以便具體掌握工作狀況。 但工作未必只侷限於辦公室內執行，有時候自己或是組員是必須在外面跑(如拜訪客戶、工地施工、外包聯繫等)。 這時候透過PDA或是SmartPhone把工作跟手持裝置連結在一起就會變得很方便。 如此一來，工作可以從電腦轉入手持裝置；工作進度或是臨時突發的狀況或注意事項可以在PDA上輸入，等回到辦公室後同步到個人電腦並分享給其他組員。 這樣就能更提

用Outlook來做「協同合作」(四)下

第四章 追蹤與檢視 4.3 自訂檢視 除了可以從既有的檢視畫面調整顯示的內容以外。 你也可以自行建立自己專屬的檢視配置以設定自己需要的欄位、排列方式、篩選方式等。 這樣日後只要從左邊「目前檢視」區域選擇自己建立的檢視畫面就可以快速切換。 那要做到這一步，我們可以先建立一個檢視。 首先，請從上方的下拉式選單選擇「檢視」→「目前檢視」→「定義檢視」。     

用Outlook來做「協同合作」(四)上

第四章 追蹤與檢視 寫著寫著發現這章內容有點多，所以分成上下集來貼。  這章要談論的是怎麼透過分類、群組、調整欄位、檢視畫面的調整來分析你手上的工作清單。 讓你可以更簡單的了解目前工作的狀況，讓資料可以你需要的方式呈現，讓你加快資料判讀的速度、進而做出正確的理解與決策。  4.1 檢視畫面 在Outlook的左邊，你可以看到如下圖標頭為「目前檢視」的選擇按鈕。    系統已經幫我們預先建立了一些檢視，你可以透過「目前檢視」下所列出的選擇來切換不同的「檢視」。  

用Outlook來做「協同合作」(三)

第三章 用「工作」與其他人互動 接下來，三四篇可要開始進入重頭戲了。 畢竟若只是要自己紀錄待辦事項的話，一本筆記本也可以達到同樣的功效。 那既然要用Outlook這樣的工具，就是希望還能派發工作給同事、收到他們的工作進度，以便掌握工作全貌。 所以這一章呢，我們要談的是怎麼透過「工作」這功能派發工作、及追蹤進度。 而下一章呢，則會來談要怎麼透過不同的檢視設定讓我們能快速的掌握現況、並分析資料。 3.1 發工作給其他人及接收工作  若要把工作發派出去，那你首先要先建立一個新工作。

用Outlook來做「協同合作」(二)

第二章 用「工作」自我管理 對於「工具」這功能，最基本的使用方式是自己一個人關起門來用。 不管是當成提醒、應辦事項的清單、甚至是採買的列表，都可以藉此協助自己記錄哪些事情該做、甚麼時候該完成、又要追蹤哪些做完了、哪些Delay了。 所以本章呢，就先介紹如何單人使用Outlook的「工具」功能。 2.1 介面 上次提到，我們選擇新建一項工作後，會有如下圖的視窗出現。