第三章 用「工作」與其他人互動

接下來，三四篇可要開始進入重頭戲了。 畢竟若只是要自己紀錄待辦事項的話，一本筆記本也可以達到同樣的功效。 那既然要用Outlook這樣的工具，就是希望還能派發工作給同事、收到他們的工作進度，以便掌握工作全貌。 所以這一章呢，我們要談的是怎麼透過「工作」這功能派發工作、及追蹤進度。

而下一章呢，則會來談要怎麼透過不同的檢視設定讓我們能快速的掌握現況、並分析資料。

3.1 發工作給其他人及接收工作 
若要把工作發派出去，那你首先要先建立一個新工作。

舉例來說，我在下圖建立了一個新工作叫做「製程規劃」。

這工作我希望能讓同事執行。 所以呢，若要把工作發佈給他的話，可以選擇工具列中「指派工作」的按鈕(如下圖)。

這時畫面會變成如下方所示，中間的區塊變成指派工作的詳情資訊：

按「收件者」按鈕，你可以從聯絡人中選擇要把工作指派給誰。 當然，你也可以直接在一旁空白處輸入對方的Email帳號。

在日期下方有兩個選擇框。

你可以在此勾選是否要在自己的工作清單中保留發出去的工作。 我個人是建議最好保留一份，因為若你同時分配工作給很多人時，搞不好你之後自己會忘掉，那不保留紀錄的話搞不好日後是會很困擾的喔。 此外，系統也允許你設定是否當你的同事紀錄「工作完成」時你要收到通知。 這部分是否要勾選就看你實際的需求而定。 原則上這兩個選項系統預設都是「會」，你若覺得沒必要時則可以把勾拿掉。

設定完成後，請按下最左邊的「傳送」按鈕，系統就會把該工作轉成Email並寄送給收件者。

那假設你是收信者。 你打開信箱(必須也是用Outlook)時，會看到一封類似下面的信。 

若你可以承接這工作，那你選擇最上面的「接受」按鈕；若是無法承接的話，可以選擇旁邊的「拒絕」按鈕。

按下接受或拒絕後，系統會把你回報的狀態傳給發出工作的人，如此他就能知道你是否有辦法承接此項工作。 傳送前系統會出現下圖的對話框，問你是否要編輯傳送出去的Email。 你若要多加一些說明，可以選擇第一項「傳送前先編輯回覆」；你若不打算加任何描述，想用系統預設的通知信，那可以選擇第二項「立刻傳送回覆」。

那發出工作的那個人，會在信箱中收到這樣的一封信，主旨會寫說：「Task Accepted: (工作的標題)」(假設工作是被接受的話)。

下面則是該工作的詳細資訊。 
 

那當工作逐步建立並發出去後，你的待辦事項清單上就會開始列出各項工作。 你可以透過清單前的小圖示來分辨該工作是自己該做的，還是有發出去給其他人負責。 圖示差異可見下圖：

附帶一提，如果你是接收人，在你的清單裡頭則是長這個樣子。 (注意圖示的部分) 

接收來的工作圖示上則是有兩隻手的。

3.2 進度回報
工作開始進行後，那為了確保主管知道目前的工作狀態。 我們可以請負責的人員定期透過Outlook的工作功能來回報目前狀態。 當然，若只是自己用工作來紀錄應辦事項時，也一樣可以用此功能記錄目前進度以便自我提醒。

那作法是這樣的：

首先把要記錄狀態的工作打開。
在完成率的地方輸入判斷的進度數字，如25%。

如果有特殊狀態，如進行了一半在等待別人的回饋、或是工作延期了，也可以在上方「狀態」的選單選擇對應的狀態。

如果工作做完了，可以從「狀態」的下拉式選單選擇「已完成」。 另一個更簡單的方法則是按下工具列上方的「標示完成」按鈕(如下圖)。

除了進度資料以外，你也可以透過Outlook的工作功能來記錄其他的詳情資訊，比方說投入工時或是花費資料。 若有這需要時，請點選工具列上「詳細資料」的按鈕。

你可以在此設定如工作的真正完成日期、工時統計、里程數、或是對應的帳目資料等。 可以根據實際需要來填寫。

那完成了這些紀錄後，如果你要把狀態回報給其他人知道，可以按下工具列上的「傳送狀態報告」按鈕。

系統會開啟Email撰寫的視窗，並把工作相關資訊自動貼入(請看郵件下方)

當你寫完其他資訊，按下「傳送」按鈕，你的同事或是長官就能了解目前工作的狀態了。

3.3 過期的工作
過期的工作在清單上會以紅色的狀態顯示：

如果你想要把警示顏色改成別的顏色的話，你可以在最上方的下拉式選單選擇「工具」→「選項..」，如下的視窗會打開。

在此視窗選擇中間工作的「工作選項」按鈕，會有一新視窗開啟。 

這裡你可以設定逾期工作的顏色，也可以設定到期日時是否要提醒。

3.4 把工作轉移給別人
如果你工作進度不如預期，希望把工作再發出去。 你一樣可以透過工具按鈕的「指定工作」發出去。 那執行方式請參照3.2的內容。 

3.5 共用資料夾
如果你公司的環境有安裝Exchange Server，你的工作資料夾甚至可以開放跟其他人共享。
別人可以知道你目前有哪些工作，你也可以藉此檢視其他人的工作狀態。
(這部分的設定複雜，請跟公司的MIS部門討論吧)

OK，所以若Exchange Server設定完成後，那你可以透過下列方法來設定共用。

首先，請在畫面最左邊，找到「目前檢視」區塊並捲到最下方。

這裡有兩個按鈕

一個是「開啟共用工作」

你可以選擇要共用的人員

一個是「共用我的工作資料夾」。
此選項選擇後，會開啟一Email，你可以選擇要與誰共享你的工作資料夾。 

設定完成後，就可以在「我的工作」區塊切換不同人的工作清單來查看。