前陣子Joe發表一篇專案管理系統的文章：關於專案管理工具（PMIS）（一）三大類型，裡面有很完整的分析。我也想補充一些我對PMIS的看法：

現代的商業管理幾乎脫離不了資訊科技的加持，每家公司或多或少都會採用一些軟體來協助管理。像是ERP（企業資源整合）或是CRM（客戶關係管理）這類大型系統幾乎成為中大型企業必要的投資。一位擔任ERP顧問的朋友告訴我，台灣大型企業沒有ERP的沒剩幾家，廠商們只好開始角逐中小型客戶的市場。這樣的訊息讓我想到，或許這股風潮就會吹到專案管理軟體了。上網Google一下，就看到Gartner（著名IT諮詢公司）的研究報告，說專案管理軟體已成為企業最熱門的軟體採購項目之一，全球市場總值7.5億美金，而且以每年11%的幅度成長。

專案管理資訊系統（Project Management Information System, 縮寫是PMIS）其實就像ERP系統一樣，是個由數個不同功能的模組整合而成。PMIS可以做什麼？想像一下，一家稍有規模的公司，在專案管理上會有什麼樣的需求？首先，專案開始前，專案經理會需要規劃專案時程，預算和人力的工具（Budget/Resource Planning）。專案開始後，又會需要評估進度，紀錄成本和人力調度（Schedule/Cost Analysis, Earned Value Analysis）。還有專案相關文件圖說需要管理（Document Management System），最好還要能產生專案進度報表（Reporting Software）。如果專案是跨地域性的，還會需要溝通平台（Project Collaboration）以及工作流程管理（Workflow Management）。另外像IT或是工程業，變更管理（Change Management）與風險管理（Risk Management）相當重要，還會需要這類工具協助分析或紀錄。至於專案經理的上司，可能是部門主管或是更高的決策層，會要看到全公司所有專案的狀況，這時就需要專案儀表板（Dashboard / Project Portal），來掌握所謂的專案組合（Project Portfolio Management）或計畫（Program Management）。

不少世界級軟體公司都投入了PMIS的研發。在台灣，目前佔有率最高的還是Microsoft的Project系列和Primavera公司的相關產品。（Oracle於2008年併購Primavera，並將PMIS納入其企業解決方案，更可見PMIS的重要性）這些產品各有優勢和適用的領域，值得另闢專文探討（讀者可以寫信問Joe）。我想談的，是遠比軟體功能更重要，卻常被大家忽略的議題，就是專案管理軟體在企業中扮演的角色。

在專案管理稱得上成熟的公司，在「人」、「流程」與「工具」三方面都得具備一定的水準。對於打算導入PMIS的企業，我建議除了比較軟體功能，更該先針對人和流程這兩方面多加投資。其實所有的管理軟體都一樣：Garbage in, Garbage out！如果沒有以教育訓練打頭陣（PMP證照是個好開始），並且在SOP上下功夫（導入PMBOK），軟體輕則讓工作絆手絆腳，重則誤導決策，不可不慎。

我接觸過的客戶大致分為兩類，一種對於軟體本身很有興趣，他們喜歡很炫的功能，尤其對軟體能夠自動化到何種程度十分有興趣；另一種，則是我比較推崇的客戶，他們對運用這套系統所需的成本，尤其是人才和人力的需求，十分關心。我認為後者才是真正看到了關鍵！

就拿看病來說，我們選擇醫生時，會首重他/她的醫德與醫術（風評與口碑），至於先進的醫療設備，雖然也很重要，但如果前兩項我們有疑問，僅具備第三項，是一定不列入考慮的。所以只看軟體功能，而忽視教育和流程，就像以醫療設備來評選醫生一樣，是有風險的！

另外，PMIS只是一套協助管理系統，決策還是得由人來進行。同樣是看病的例子，現在許多醫療網站提供豐富的醫療訊息，甚至可以針對輸入的症狀，透過資料庫研判出可能的疾病。但醫生的角色會被網站取代嗎？我想不太可能。我們生病時，還是想要與醫生這樣的專業人員溝通，他們會依據患者本身與當下的環境進行診斷。像這樣的互動與運作，絕對是生硬的資料庫無法取代的。專案管理也是這麼一回事，公司不能光買一套軟體灌，要求大家輸入資料，然後就靠電腦輸出的結果來管理專案。最終還是得借助專業人員，針對管理的現況，「利用」專案管理軟體進行分析，這樣才能提出合理有效的建議。

相較於直接尋找軟體廠商，歐美的企業大多先聘用專案管理顧問（Project Management Consultant），分析企業的現況，擬定提昇「人」與「流程」的策略後再（至少也是同步）進行軟體的評選。國內專案管理漸受企業重視，也開始出現專案管理的專業公司提供相關服務。醫德與醫術看不到摸不著，卻是醫療品質的關鍵。專案管理軟體絕對是企業向上提昇的加速器，但掌握了「人」與「流程」這抽象的因素，才能確保朝正確方向前進。