（Photo by Towfiqu barbhuiya from Pexels）

當我們臨時接獲一個幾天後要完成的任務，打開自己的行事曆，發現上面已經排滿了行程與會議，這時候，我應該如何安排這個新任務中的時間表，才能相對容易的在時限前完成，並且不要干擾到原本安排好的重要活動或其他重要任務呢？

這是我在時間管理課程中常進行的一個小小練習，經過多次演練，發現常出現幾種類型的答案，這些類型其實也是我們時間管理時關鍵的不同思考層次。

今天這篇文章，跟大家分析常見的幾種安排時間的思維，什麼樣的思考層次更有效，也邀請大家一起來思考與討論這個問題。

提問

假設今天是禮拜一，準備開始新的工作週，結果老闆一大早跑來跟我說：「這個禮拜五下班前，請提供一份 A 專案的目前進度與成效報告給我。」

- 這份 A 專案是由我負責，我已經進行好幾週，也確實有了一些成果。

- A 專案確實有些數據資料還需要花時間統整，並分析成效。

那麼，我們會如何在下圖這個已經排好的本週行事曆中，進一步安排時間，讓這個禮拜五可以順利交付任務呢？

思考層次一：擠出時間完成

- 優點：

如果這是一個需要長時間專注完成的工作，那麼我們或許會先思考看看這週的行程還有沒有調動的空間？然後在排開少數幾個行程後，可以擠出一個完成這個任務的長時間空檔。

這個空檔最好不是禮拜五或禮拜四，因為這樣一旦有意外，自己也少了彈性補救的時間。

從既有的行事曆上來看，原本的禮拜二有稍微多一點的空檔，這時候如果能夠跟客戶商量提前並減少會議時間，再犧牲一下自己的午餐時間，那麼看似可以空出六個小時的完整空檔，讓我一口氣完成這個任務。

就算禮拜二完成不了，還有禮拜三、禮拜四可以補救。

- 缺點

在職場上，不一定有這樣長時間可以不受干擾的時段。就算我在禮拜一設定了禮拜二排出六小時空檔，難保明天不會臨時出現一個新會議，或是多了一件新的意外要處理，很有可能這六個小時無法像我想像的一樣一口氣專注完成整個任務。

長時間的專注對人來說是有難度的，很有可能這六個小時，我並不能以最高效率推進任務，反而有可能耗費更多時間。

在時間表上挪移調整時間，這是時間管理我們通常會進行的第一層思考，但這時候調整的時間表，很有可能只是一種理想化的預估，但是現實是不斷變化的，且現實可能跟我們的理想有差距！（延伸參考：新年拯救沒時間的第一個推薦練習：時間數據化）

於是最後這六個小時的挪移，很有可能反而排擠了其他重要的事情，最後發現時間還是不夠（因為沒辦法全力專注、還是被干擾打斷），於是任務未完成，又排擠了後面幾天的時間表。（延伸參考：時間千萬不要擠！真正幫你保持高生產力的三大法則）

思考層次二：安排每日進度

- 優點

從上述的第一層思考往下拆解，既然現實中每天會被許多行程、會議、意外切割時間，很難有高效率的長時間專注，那麼我就把這個任務切割成幾個進度，每天推進一點進度。

於是我利用「時間盒」的概念，把這個重要任務像是會議、行程一樣，在既有的、現實的行事曆上，把剩下需要用來完成這個任務的時間區塊「保護起來」。（延伸參考：設計一份 Google 日曆範本，建立在家工作與學習的時間盒習慣）

而且為了保險起見，我多留一點，在五天中保護了 10 個小時的空檔。

- 缺點

如果進度的切割是模糊的數字概念，例如每天推進20%，這時候看似有保護每天推進進度的時間，但到了那個保護時段，我們很容易「不知道現在應該做什麼最好」，這時候反而會開始做一些低效能的行動（例如一直在重複找資料，而不是做最關鍵的分析資料），於是就算看起來每天都有花一點時間做，但到了禮拜四、五，可能才發現還有很多更重要的內容沒時間做完。

為了怕時間不夠，我們就想說不如多保護一點時間。但如果我們一開始起心動念就是多保護一點時間，其實人性就會開始在頭幾天偷懶，心裡會想說反正有額外預留時間，結果就還是擠在最後幾天才開始趕工。

意識到我們日常的時間其實是被不斷切割與干擾的，從理想化的規劃，開始懂得分割任務的進度，縮小時間的顆粒度，讓每一小段時間都有助於推進某個任務的進度，並且把自己這些零散空檔保護起來利用，這是時間管理的第二層思考。

但這樣的小顆粒度時間盒做法要有效，還必須要有第三層次的思考輔助。

思考層次三：安排每日行動

- 優點

從上述的第二層思考往下繼續拆解，如果要更明確的知道完成這個任務到底實際上需要多少時間，以及要明確的知道每一個被保護的零碎空檔要推進什麼最有效，那麼我不能只是數字化的分割任務進度，而必須實際拆解出任務的分割行動。（延伸參考：拆解下一步行動的思考流程圖範本，你也做得到專注不瞎忙的參考步驟）

所謂分割的行動，就是把一個任務拆解成多個更小的階段成果，最好能拆解到一個小時內、30 分鐘內可以推進的成果顆粒度，例如：

1. 擬定 A 專案報告大綱。

2. 製作 A 專案報告開場數據報告。

3. 把數據報告畫出統計分析圖。

4. 製作 A 專案未來的進度規劃。

5. 階段性的跟主管確認一下這樣的內容方向是否正確。

6. 補充、修正主管提點還需要加入的內容。

7. 最後調整完成整份 A 專案成效報告文件。

這樣一來，結合時間盒（預先保護未來的零散空檔時段）的做法，每一天遇到空檔時，不只知道要推進 A 專案的進度，還知道應該採取什麼具體行動，並且知道要完成到什麼樣的成果。

即使這樣拆解好行動，並保護好時間盒，在現實世界裡，其實也不代表到時候我真的有時間，因為還是有可能臨時被叫去開會或處理意外。

但是，因為行動、時間切割的顆粒度夠小，所以我要在同一天中「找到其他空檔」補完今天因為意外而沒完成的行動成果，就是比較可能的，並且我也知道明確要補完的成果是什麼（不會是一個模糊的20%）。

思考層次四：穿插確認目標的行動

- 優點

在第三個層次後，還可以有一個延伸的第四層思考。在上述的每日行動拆解中，有一個關鍵的行動是「階段性的跟主管確認一下這樣的內容方向是否正確」。

在安排一個任務的時間表時，不只要思考到時間的問題，更要思考到「目標確認」的問題，以免我們花掉絕大多數時間後，才發現目標錯誤，或是目標需要修正，這樣一來很多花費的時間就要白費，而且未來還需要擠出更多時間來補救。

所以不要傻傻地安排時間後，就等到最後才交付成果。而要先透過行動的拆解，找到某些最關鍵的行動成果（例如大綱、統計圖、未來進度），然後先跟對方確認這樣的目標是否正確？是否需要修正？等到確認好了，再把其他的修正、補充、調整到更好等細節行動完成。（延伸參考：Scrum：用一半的時間做兩倍的事，人生更需要的敏捷方法）

能夠推進到第四層的思考，就代表我在被交付要完成一個任務，要安排一個任務的時間表時，能逐步思考：

1. 需要保護時間來做。

2. 需要切割進度，逐步完成，更容易應付意外。

3. 需要拆解行動，才能在零碎空檔明確知道要採取什麼行動，產出什麼小成果。

4. 需要設定一個階段性目標確認，確保我的草案與目標是一致的，確保需要補充修改之處不會最後才發現，也確保我的時間不會白費。

那麼，我們就相對能夠有效的安排時間、掌控時間，並在忙碌的每週行事曆中，更有效的安插並完成各種任務。

原文轉貼自：電腦玩物 ( 原文標題：時間管理Q&A：安排一個任務時間表的 4 個思考層次 )

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