我們的待辦事項分散在太多地方（郵件、即時通、某個或某些個待辦清單軟體、某個或某些行事曆上，以及某本或某幾本筆記本上），往往導致時間管理難以執行，做事容易遺漏，或是覺得管理壓力很大。
確實，很多工具都很好用，各有特色，但也各有缺點，所以每個我都想用，或是想用不同工具處理不同任務。
但是，太多的生產力工具會造成一些「反時間管理需求」的結果：
- 會有過多的通知
- 會需要花更多時間整理
- 會花時間搞定不同的整理邏輯
- 需要花更多時間去確認分散的任務
- 而依然很容易遺漏重要的事情
我們想要提升生產力，需要多少時間管理工具才夠呢？
最近看到一篇文章：「How Many Productivity Apps Do You Need?」，提出了很簡潔明瞭的想法「一種需求只要一種生產力工具」：
- 如果我們需要在超過一個地方確認自己的待辦清單，那我們有太多待辦清單工具了。
- 如果我們需要在超過一個地方確認行程與時間，我們有太多行事曆工具。
- 如果我們不能記得自己筆記、資料放在哪裡，那我們有太多作筆記、放資料的地方。
從這樣的想法出發：
時間管理最精簡，最能帶來專注，同時提升生產力，只需要 3 個工具模組。
稱呼他們為「工具模組」，是因為他們不一定是三種工具，而是「三種整理的模式」。這三種模型有可能可以透過三種工具來管理，但也可能整合在同一個工具上。
例如許多有生產力的人，一本紙本筆記本，規畫得好，也可以同時具有這三種時間管理的工具模組，這樣一來，他們要管理時間、確認事情、執行下一步行動時，只要打開筆記本就好。
1. 專案模組
首先我覺得應該要有一個屬於自己的專案管理工具模組。無論這個「工具模組」打算放在哪裡，但他都要能夠統整我們要做的專案的所有細節。
例如以生活的例子來說，我們要執行一個旅行專案，不要把旅館資料放在郵件，正在討論的行程散落在即時通，而是應該有一個統整的「專案工具模組」，可以統整所有來自郵件、即時通的旅行待辦事項與資料。而工作上更應該是如此。
關鍵在於，「專案模組」可以幫助我們清楚的知道自己有哪些目標，統整每個目標的流程，知道每個目標的進度如何，以及快速確認不同目標的下一步行動是什麼。
時間管理都是從「專案模組」開始，即使是那些你不覺得是專案，好像是雜事的事情也是一樣。
有時候你可能會想，很多事情是別人的專案、客戶的專案、公司的專案，我只是那個被丟了其中某些事情去做的人？或者我的事情看起來就是零零散散，背後好像沒有統一的目標？其實，這些看似雜亂的事情，一樣可以建立專案模組，例如：
我常常處理各種客服郵件，我就建立一個客服專案，在這個專案中整理待處理、已處理、常見、特殊客服案例，整理所有行動與資料。
我的工作就是處理各種行政雜事，那就建立一個行政雜事專案，在這裡統整所有待處理、已處理、常見與特殊行政案例，同樣整理所有行動與資料。
「專案模組」是時間管理最需要先建立的模組，無論你要用什麼工具，只要能滿足下列條件，就可以建立有效的「專案模組」：
- 這個模組可以收集所有要做的事、要處理的資料，無論他們來自哪裡，都能夠在這個專案模組中統整。
- 可以根據專案、目標做分類，而不是所有事情混在一起。
- 可以根據專案目標，排出專案下所有事情的執行流程、優先次序。
2. 時間模組
有了「專案模組」，接著也需要「時間模組」，但要先有專案模組，時間模組才有意義。
雖然時間的需求可能來自四面八方，例如你會有公司的行事曆，社群、即時通上有不同活動通知，甚至不同管理工具上可能有不同的任務時間通知。有時候你感覺這是不可避免的，因為別人就是從不同的工具上要求我的時間。
但仍然應該要為自己建立一個最終統一的時間模組。
在這個統一的時間模組上，可以同時看到自己所有被占用的時間，包含公司的會議、自己的活動。也可以同時看到所有專案、任務的截止日期，甚至是我需要保護的時間資源。
「依靠通知」通常是無效的，不僅容易被忽略，而且真的通知時，往往已經太晚。
「依靠各式各樣不同的工具通知我」，更是容易造成混亂與遺漏的源頭。
我們依靠「時間模組」，除了建立統一的時間通知，更要掌控的是自己時間的資源，讓自己有一個統一的視野。知道哪些時間已經被占用？哪些需要保護？現在最應該把時間投注在什麼事情上？
通常一個行事曆工具，都能解決時間模組的問題。真正要要解決的是，我們要避免把通知分散在不同工具，在不同工具上有不同的時間提醒，沒有統一的時間資源管理模組，這樣就容易做出錯誤的時間資源分配。
3. 每日待辦清單模組
最終，我們也需要一個「每日待辦清單模組」，但同樣的，這是要先有專案模組，再有時間模組後，我們才知道如何有效的選擇每日待辦清單。
關鍵在於，這三個模組是不能彼此取代的：
- 「每日待辦清單模組」不能取代「專案模組」：
因為我們無法在每日待辦清單排出專案的流程，也沒辦法從每日清單鳥瞰專案，反而會因此把行動切碎、失去目標的聚焦。 - 「每日待辦清單模組」也無法取代「時間模組」：
因為無法看到更長期的時間分配，不知道現在應該保護多少時間才能完成未來的專案，於是那些真正重要有價值的目標，往往變得最沒有時間去做。 - 「專案模組」與「時間模組」，也無法取代「每日待辦清單模組」：
因為後者可以提供一個提升專注、減少分心，在每日執行中更快速推進有效下一步行動的工具。
當我們有了「專案模組」，了解每個目標的流程與下一步行動。
有了「時間模組」可以知道當下應該推進的未來目標進度。
我們現在就可以透過「專案模組」和「時間模組」的梳理，明確的選擇出每天應該優先採取的行動，而這個選擇的結果，就是「每日待辦清單模組」。
用三個模組，避免太多工具拖慢生產力：
利用時間管理的三個模組，我們就可以減少許多切換工具、製造混亂的時間浪費：
- 當不斷有新的事情出現時，先透過「專案模組」來統一收集、統一排序，不要先做，但也不漏做，幫助事情進入一個不混亂的流程。
- 當出現新的任務、新的專案時，透過「時間模組」來管理時間資源，要答應？要拒絕？要延後？幫助自己不干擾目前更重要事情。
- 最後利用「每日待辦清單模組」來聚焦今天要優先執行的行動，當然這是來自於專案模組、時間模組中選擇的結果。
這三個模組可以在不同工具上，也可以在同一本紙本筆記本中，就看你如何搭配。
但是，如果一個「專案模組」出現在兩種工具上，這就會增加自己切換的時間，增加遺漏的可能性，並且開始製造混亂。
那如果現實中，因為公司的需要，所以不得不另外使用公司規定要用的專案工具呢？如果公司就是有一個內部的行事曆呢？
我的建議是，這並不構成我們統一管理自己的妨礙，公司的專案工具、協作工具、行事曆，我們可以視為那就是「一種郵件、一種即時通」，是事情與資料的來源。但我們依然應該為「自己」，建立個人統一的時間管理模組。
常看電腦玩物的朋友都知道，我這幾年來，正是利用「Evernote 子彈筆記」來建立這樣的時間管理模組。
而這三個時間管理模組的內容如何整理、執行如何推動的細節，則歡迎參考我的新書《時間管理的30道難題：為什麼列出待辦清單更拖延？幫你克服拖延、養成習慣、達成目標！》
也歡迎參考我在電腦玩物寫過的相關文章：
原文轉貼自：電腦玩物（原文標題：太多工具拖慢生產力？最精簡專注的3個「時間管理工具模組」）
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