上周跟友人吃飯的時候，有幾位朋友因為是同一家公司，所以在吃飯的時候也常常聊一些屬於他們公司的八卦與故事，我也樂得當一個好聽眾，聽聽看他們在聊什麼？

「你啊！就是人太好！什麼事都攬下來做才會這樣。」Bob指著Alex 說道。Alex 說，「我覺得能幫就儘量幫大家的忙，老闆也常常交代事情給我，只是我都不一定可以幫到他的忙。」

Bob說，「你以後不要每次老闆交代你任務就說『好』，知道嗎！」只見Alex 傻傻地對著Bob笑。

聚會結束之後，他們告訴我，Alex 是最資深的助理，一直升不上去。

我在回家的路上一直想著，「每次老闆交代任務只會說『好』」，這樣子不好嗎？」先不說好不好的答案，這樣太主觀。我想先來談「除了說『好』，還有更好的方法嗎？」

接到任務的第一刻，先想問題再想對策

在工作中，每個人的任務都非常繁重，而公司是個團體，需要互相合作，所以許多人在請對方幫忙時，都會因為時間很短而省略一些細節，只希望趕快交代完畢，這不是故意的，而是時間不容許我們交代太久。事後等到接近結果時才發現，這不是自己要的，一切都太遲了。因此下次接到任務時，請先思考三件事。

                                          (圖/作者提供)

1. 確認差距

舉例來說，這條生產線每小時能製造一百件產品，聽起來似乎不錯，但是其他條生產線每小時都能生產三百件呢？如果你始終不知道「別人」的標準或水準，就不知道自己的工作狀況有問題。

問題，就是「理想」和「現狀」之間的落差。「理想」指的是原訂目標、計畫標準、平均標準或他人標準。

如果你不知道「理想」，就不知道問題在哪裡，更遑論，有人連「現狀」都不知道。

例如老闆要你把一份企畫案修改一下，老闆心中的理想是把財務報表加進去，現狀是沒有財務報表無法放入年度預算中，而你對於理想與現狀連問都沒問，就可能忙了半天卻沒有達到老闆的期待。

所以，下次接到任務，先問第一句話，「這件事的『理想』和『現狀』差距有多少？」

2. 聽懂了嗎？

初進職場的時候，老闆最常對我咆哮的一句話就是，「不要一直說你懂，你根本就不懂！」

快點執行當然是關鍵，但是如果沒想明白就去做，可能更容易導致失敗。我們最容易犯的一個錯誤就是因為太急著去執行，而沒時間靜下心去思考，聽懂對方到底在說什麼。

例如，客戶今天說要A，你就立即給A方案的報價，明天客戶說要B，你就立即把B端出去賣，服務都很快，但是最後沒有成交。

請問你有聽懂客戶的弦外之音嗎？你有靜下心思考客戶的核心問題是什麼嗎？你有思考客戶要A、要B的目的是什麼嗎？你有沒有冷靜的判斷這個案子的可行性呢？

或者客戶根本不知道自己要的是什麼，你有思考如何幫他厘清問題嗎？也就是說，先別急著執行，先聽懂對方要什麼才是更重要的事。

所以，下次接到任務，再問第二句話，「你為什麼要做這件事，為什麼要這樣做？」

3. 哪個更重要？

舉例來說，當你接到任務時，如果你手上有三件事跟對方相關，或是對方交代三件事給你，你可以先跟對方討論，哪一件要先做？

你可以用「緊急性」和「重要性」為兩軸，畫出一個矩陣圖來選擇。

- 重要性：問題影響的範圍和大小。

- 緊急性：如果不立刻處理，會產生什麼影響。

試著把這三件事放進這個矩陣中一起來思考，可以讓雙方更有共識。所以，下次接到任務，再問第三句話，這件事與那件事哪個更重要？

如果你接到任務時，無法立即判斷對方或自己手上還有哪些事，只會說「好」，接下來受害的可能是你。

本文轉貼自：劉恭甫 - 功夫老師 ( 原文連結 )