當我們想要在團隊中收集大家意見，投票討論決策時，小至訂個便當，大到決定工作方向，可能我們都習慣利用像是「 Google 表單」這樣的工具進行問卷調查。不過，既然 Google 文件本身就可以進行多人協作，有時候我們要討論的內容就在原本的 Google 文件上（例如會議記錄、專案企劃文件），那有沒有更簡單的方式，在我們日常的文件流程中就能完成投票決定？
Google 文件上近期新增的「投票方塊」功能，就能解決上述的問題。（目前在 Google Workspace 企業版中可以使用）
搭配之前我才介紹過的：「Google 文件 6 個高效新功能，待辦清單還能插入番茄鐘與計算工時」，現在的 Google 文件也能進行更多的工作管理、合作應用。
讓我們先來看看「投票方塊」有哪些功能上的特性，並且可以帶來什麼效果：
1. 一人一票，記名投票
如果沒有 google 帳號登入，或是不具備編輯權限時，就無法在文件上進行投票。
這確保了投票的公正性、安全性和有效性，因為每一票都代表一個人，有能事後查看投票者。
2. 結合表情符號，可自訂適合的投票圖案
讓我們用更視覺化的方式表達自己的意見或感受，創造一個更輕鬆、更有趣的工作環境。
3. 在 Google 文件上就可以直接操作
不需要另外使用 Google 表單、Google 試算表等額外工具。降低了使用者的學習門檻，也提高了工作效率。
搭配像是「Google 文件變真正專案協作工具，新增進度選單、專案表格範本」：一份簡單的 Google 文件，現在可以發揮更多專案工作的應用可能性。
要啟動這個功能，只要在 Google 文件（ Google Workspace）插入 @ ，啟動「智慧型方塊」中的「投票」功能即可。
我們還可以設計「投票」選項的圖案，接著所有文件的協作者就能進行投票，每人一票。
然後我們就能針對文件上的各種類型內容進行投票、附和、贊成反對、審核。
下面根據我的實際測試，一起來看看有哪些工作上的應用案例。
案例一：簡易的約定會議日期、訂場地投票
首先，我們可以把某些原本要用 Google 表單製作的投票用途，轉移到更簡單易用的 Google 文件上，例如討論會議的日期、決定活動的場地、決策計畫的名稱等等。直接在文件上投票決定，並且這份文件之後繼續進行會議記錄、活動規劃。
案例二：簡易的團購數量附和＋1
因為 Google 文件的投票功能是記名投票，所以也能用在像是團購數量登記這樣的需求上。
在 Google 文件上設計好團購登記表，開啟投票方塊，選擇適合的圖案，就能讓大家在上面進行登記，登記後可以看到數量，也能看到是誰要購買。
案例三：會議待辦清單優先性的附和投票
在 Google 文件中完成會議紀錄、列出待辦清單，這時候可以直接讓大家（文件協作者）在待辦清單上進行記名投票，決定會議後行動的優先順序。
案例四：工作文件正確可用性的簡單審核回饋
我們也可以利用投票方塊，讓團隊成員直接在文件上表達他們對提議的贊同或反對，或是對於文件內容是否「覆核」、「認可」，抑或是「駁回」。
案例五：簡單選出專案企劃中大家最認同的部分
在一份專案企劃文件中，可能有很多的提案，哪個提案獲得最多人的認可呢？
在 Google 文件上直接利用「投票功能」，就能完成簡單的投票討論。
案例六：已完成工作項目的簡單回報
如果要在 Google 文件上進行工作管理，或許在一個工作事項之後，會想要讓大家回報是否完成？並且追蹤誰完成呢？完成多少數量？
這時候，也可以在這個工作項目後插入投票方塊，搭配適合的表情符號，追蹤記錄哪些人完成了這個工作項目（可記名）。
案例七：線上課程或研討會的即時問答
老師在進行線上課程，或是主持人正在舉辦線上研討會，可以利用簡單的 Google 文件協作加上投票功能，讓與會者可以在文件上提交他們的問題，並使用投票方塊由其他參與者對他們感興趣的問題進行投票。
Google 文件的投票方塊功能為我們提供了一種簡單且有效的工具，讓我們可以在各種情況下進行公正的投票和決策。透過這個功能，我們不僅可以增強工作的效率，同時也可以建立一種公正、開放且有趣的工作環境。
這篇文章透過七種工作應用案例來探討了這個功能的多種可能性，包括約定會議日期、團購數量附和、工作文件審核回饋、專案企劃選項贊成反對等等，也歡迎分享你的應用方式。
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