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最近在閒暇之餘，追了一部舊日劇，是吉高由里子主演的《我要準時下班》。

這部日劇有段劇情，我覺得很有意思。

因為不是大家都有看過，所以我先大概講一下背景：女主角的公司是間架設網站的公司，而她在其中第四製作部門工作，扮演著類似專案經理的角色。前面關於戀愛、同事紛爭的部分，這邊就不提了。今天比較想聊的，是大概在第八集的時候，她們製作部門的主管，接洽了一間叫「星印工場」的客戶。

這個案子，是部門主管自己去接洽的。因為與對方有交情，為了做人情，他接回了一個合約總價3500萬的案子。

主管是得意洋洋地回來跟大家講這案子，但下屬一看規格，才發現這報價未免也太低了吧？

因為若照客戶的需求，內部合理的報價應該要到7000萬日圓才有機會順利做完。雖然我也不知道怎麼樣的網站需要7000萬日元，但總而言之，這主管因為沒有精算，又加上人情壓力而接回了一個比合理預算低50%報價的專案！

只是主管不以為意，認為「如果大家拚一下，應該有機會做完！」

主管這樣的壓力佈達之後，大家勉為其難的研究了一番。團隊想說，某些地方可以嘗試簡化的做法，或是可以跟客戶交涉了一下，扣除一點含糊的範疇，然後大家適度加班一下，是有機會的。加上客戶又同意之後營運交給公司，所以大家認為，加把勁或許勉強還能達標，之後也還有機會獲利，於是就答應了下來。

但做過專案的就知道：專案一旦開始後，通常只會比預想來的更糟糕！

也確實，隨著劇情推演，各類狀況果不其然出現了

比方說，客戶提問說：「有沒有機會提早一週上線啊？」

可是，原本規劃這辛苦的案子要能達成的前提條件，是以同事連續加班六十天換來的。也因此產能早已超過極限。明明都這麼緊繃了，卻還要再提早一週？這絕對是火上加油！不僅如此，客戶在過程的確認狀況也很慢，不僅要層層匯報、客戶主管又常找不到人，所以決策遲緩也造成專案進度拖延。甚至最後還面臨客戶主管換了人，原本承諾的維運也可能不給了。連續加班下，同仁有人累倒、有人請長假，狀況只能說越來越嚴峻。

雖然這是戲劇情節，但以上狀況，卻也常是我被諮詢的問題。而且真實往往比戲劇更慘烈。

很多來上課的同學都會問我：如果專案狀態很慘、時間卡住了、預算很緊、沒辦法加人、大家也工作到極限了。透過專案管理，還有沒有可以怎麼提升？

我每次都說，學專案管理不是讓你在卡死時，可以壓榨出更多資源的方法；而是讓你「從頭就避開卡死的風險」。

就像學投資理財一樣，學習理財的目的不是為了讓你領很少的薪水也能活下去，而是讓你開源，從根源提升生活品質！

也因此，懂專案管理的人，通常有能力快速的分析需求並思考以下幾事：

1.這些事要做多久？
2.需要多少人？
3.盤點目前的資源，達成目標的可行性有多高？
4.如果低，我們有哪些可能的突破口？
5.更重要的，是根據風險狀況，評估該空出多少餘裕。

換言之，星印的案子在主管因為人情壓力確認前，厲害的PM就該介入，分析需求、評估人力、計算成本，然後告訴老闆，3500萬不可能做到，我們需要7000萬。甚至因為對方主管很常找不到人，負責人無法決斷，確認時間可能會拖很長，我們交付時間也應該報長一些。如此，才能在萬一有狀況時，還得以優雅完成。

當然，客戶可能有預算壓力，真沒辦法拉高價格。那專案經理也可以跟對方週旋，如是否預算不變、但多一倍的開發時間？或是預算期程都不變，但只能做他們需求40%的功能。而不是等都定案了，才來想辦法還能怎麼壓縮。

換言之，專案經理的價值，其實在於快速告訴你多少錢、多少資源、多少人是合理的，並讓你能談到好的毛利。而不是談一個毛利很差的案子，期待專案經理幫你省出獲利來。

沒有人可以無中生有

管理，與物理有異曲同工之妙，任何選擇都有其極限。

要得到什麼，就得拿出對應的代價。你想要電腦功能強，可能就會比較貴；你想要電腦散熱好，可能就會比較重。除非日後有甚麼技術突破，不然不可能功能又強、又便宜、IO又多、又輕薄。好的管理者，就像好的科學家一樣，理解極限，然後協助怎麼在合理的範圍內平衡。讓目的達到，但讓成本合理。

有人或許會說，有些老闆就是想壓榨多一些生產力啊，大家每天多加班四小時，不就能更快做完嗎？更快做完不就能接更多案子嗎？像劇中的主管也是這樣，覺得大家拚一點，自主加班3500萬也可以做到7000萬的案子啊！

但我得說，天底下沒有這麼好的事情啊。就算大家願意「自主加班」也不表示毫無代價。這代價就是放棄風險承擔的能力。換言之，這就是賭六十天的期程中，沒人生病、沒人倒下、客戶沒有新的需求、不會發生任何天災人禍。所以犧牲了「風險承擔」能力，這往往會是專案中最沉重的代價。

原因在於，大部分時候，問題最終都會發生！可是，你若已經把團隊操到極限，原始計畫就得沒天沒夜加班才能達標。那一旦當變動發生，無法榨出更多工時，此專案就必出問題。很可能延遲、很可能合約賠款、很可能影響商譽、很可能打擊士氣，換言之，最後其實很難得到好結果。所以，我的概念是，專案變動本來就會發生。也因此，一個好的專案經理，是要能預想風險，並對風險充分準備的人。就像理財達人，不會讓自己身上毫無風險預備金，每個月花光每一毛錢，而是能會充分準備，就算這個月有什麼天災人禍，也能讓自己財產繼續增長的人；就算出現金融風暴，也不會因大輸而畢業自殺的那種人。

好的專案經理，永遠要準備應付風險的空間。也因此，加班永遠是最後一招。以我們做計劃的觀點而言，加班這招其實根本不該出現在第一版的計畫中。相反的，開案前好好預估以及毛利保護，才能確保專案順利，也是保護公司的重點！

好了，總結一下重點：

1.開案前的控制，決定案子的存活機率
毛利差、時間不合理的，基本上已經注定完蛋。

2. 如果把加班當達標手段，那後續出了問題通常就沒救了
因為加班是最後一招，你得把加班當成儲蓄來看待，所以不能把「加班」當作常態來規劃。

3. 世界上沒有什麼又快、又便宜、又好、又不耗損團隊的方案
所有事情都是有代價的，真實人生總是等價交換

4.永遠別相信大公司對於後續的承諾
未來維運交給你，有可能是可看卻吃不到的空口承諾。比較實惠的，是維持每個案子合理的毛利率以及專案時程。每個案子本身都能獲利，才是健康的營運方式。也因此，公司必須要有成案計算的機制。

5. 好好學會專案管理，你可以預想、可以拿個好案子、可以保護公司、可以保護團隊
專案經理其實在開案「前」最好就能介入。這樣算出來的人力配置、時間與報價才會合理。但倘若一開始專案經理沒能介入，合約簽很差，那後面通常就很難逆轉了。

最後的最後，有人可能會問說：萬一公司沒有專案經理，或者都沒有專案管理的概念、甚至缺乏風險管理的概念，怎麼辦？萬一我的老闆也跟劇中的老闆一樣：亂接案、亂開案，然後我們只得死命承接？

我是這樣想的：我們無法預測老闆的作法，但最少你自己懂了這一切，你會知道問題出在哪裡。你的眼界會廣闊，然後你會理解，這樣的亂接業務，接下來就是注定失敗的案子：老闆過度承諾、公司輕忽管理的重要性、管理團隊經營不善，長期而言會不斷耗損，最後很難長大。至於剩下的，就是你個人的選擇問題。這公司有你想累積的經驗與技術，那你當然可以繼續留下來；但你有技術與實力，你也永遠可以去更理想的地方。

一技在身，總會碰到重視你的公司。所以，好好學會專案管理吧。用心，總有一天就會找到用力的地方。

（圖片引用自KKTV）

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