對於一個新主管，要接手一個原本已經運作很成熟的團隊，自己要如何快速掌握部門相關的資訊？
其實方法很多，但我最不贊成的就是「提升會議的頻率，增加更多的會議」。
我知道這是很多主管試圖想要掌握資訊時，第一時間最直覺的做法，把月會變成雙週會變成週會變成隔日會變成日會……而且我必須說，這方法常常適得其反，原因有三：
1. 一開始團隊可能還在觀望期時，期待你能透過會議給他們更好的建議和協助。但若你沒有把握，或老給出更糟的建議，反而會更突顯自己的無能，還會讓團隊覺得你根本不知民間疾苦，一天到晚只為了刷存在感開很多會浪費時間。
2. 會議上能得到的資訊非常有零碎有限，況且在和你的信任基礎還沒建立好之前，大多數在會議上講的都不是真話，就算是提出的問題，也多半都是經過包裝之後的樣子。
3. 當團隊都在準備開會，應付（包裝）你要的資料，請問他們拿什麼時間來專注工作？
那該怎麼辦？
我的建議是，主管反而更應該要「反直覺」而行。
第一件事
是1 on 1的面談之後，先「減少或移除」團隊原本沒有必要或沒有效益的會議，讓大家可以更專注地做有價值的事情，團隊會感謝你。
第二件事
則是挑出目前最關鍵的幾項任務中原本就已經規畫的重要會議，你用「旁聽者」的角色進去，盡量多觀察，把問題記下來，在會議結束後再和大家或私下另約關鍵對象討論。不要為了刷存在感問一些很沒有 sense 的問題，或一直打斷會議的進行。
第三件事
建立一個良性的問題分級通報處理機制，鼓勵團隊平常有問題就即時提出討論，而不是一定要等到下一次會議上再提。原因有二：
1. 大家養成把重要的事情等到下次會議再討論和解決，原本就是很糟糕的工作習慣，不只浪費了處理人心或問題的黃金的時間。你們的績效一定不會好，外界對你們的觀感也一定不佳。
2. 大多數的會議根本就不是適合拿來「解決問題」的嘛！
而且我保證，當你的這個機制和信任基礎建立的成功，你的團隊會絕對會比一直開會的團隊要快樂、高效又有成就感得多，況且他們還會很愛你。
總之，主管千萬不要把個人的資訊焦慮建立在好多好多的會議上，這樣只是把你自己一個人的問題，變成整個部門的問題啊。
原文轉載自：李君婷 Elva Lee（原文連結）
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