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2020 年開始，Covid-19 疫情席捲世界，病毒的高傳染力讓遠端辦公成為常態。然而由於地區文化的差異，部分亞洲的遠距工作者反應，他們時常得面對無意義的進度會議、頻繁的在線檢查，甚至不時的電話打擾，都讓工作節奏被打亂，工作進度也因此受到拖延。

更糟糕的是，這種無時無刻被監控的感覺，讓人工作起來壓力倍增。

Jessica 目前在知名電商亞馬遜工作，擔任廣告高級銷售策略和營運經理，負責廣告業務的數據分析以及策略規劃，曾在疫情期間，遠端工作長達兩年，並且在中國、台灣、美國的企業都有過遠端辦公的經驗，因此，我們特別邀請她來分享自己的觀察以及如何適應亞洲的遠端辦公文化。

「亞洲的企業，大多比較偏向流程導向。」

Jessica 說美國的工作文化很偏向責任制，只要你能在時限之內把任務完成，主管與老闆其實不太在意你上班時間是否在線上。舉例來說，Jessica 分享了在美國遠端工作時的一個情況，她有一位同事每天上班時間會有一到兩個小時不在線上，因為她去接孩子放學，甚至有時在接送的過程中碰上塞車，不在線上的時間會更久。

但在亞洲的工作文化中，即使你能在按時交出成果，管理者還是希望你在工作時間待在位置上，讓他們能隨時 follow 你與專案的狀態。

換句話說，在遠端工作時他們會期望你能夠一直保持在線上，即使通訊軟體不必一直處於通話狀態，但仍要保持在線的狀態，因為這樣他們才能確保你真的在解決問題。

「過去在辦公室的時候，我們每周會召開一次進度會議，但是開始遠端辦公後，主管便提議將進度會議改為每周一、三、五召開。」

Jessica 認為，一般來說，大多數亞洲國家的企業都偏向流程導向，這樣的趨勢源自亞洲的領導者對於員工的信任不足，他們認為只要不在主管的監管下，就一定會偷懶。

即使是在亞洲的外商公司，或是在亞洲工作的外國主管，在亞洲文化的影響下，仍舊會希望看到員工在工作時間乖乖待在一個空間內 on call。

因此，如果你的企業很常開類似進度會議、或是老闆或主管很常向你詢問專案進度、甚至藉故視訊與通話，那就是非常流程導向的行為。

對於流程導向的企業來說，遠端辦公可能會面臨到主管或老闆頻繁詢問進度，導致工作上的監管與干擾。那麼，我們該如何降低這種情況呢？

首先，我們就得先了解管理者過度詢問的行為，背後的原因到底是什麼。

不信任的源頭，來自於資訊的不透明

前面有提到，很多亞洲公司會採用流程導向的原因，是高位者對基層的不信任，而這股不信任感，其實是源自對資訊不透明的焦慮。

在辦公室工作時，主管或老闆可以隨時找到你，隨時與你確認工作進度以及目前的成果是否符合他們的期待。

然而遠端辦公時，由於無法面對面即時交流，因此容易讓他們對於進度失去掌控感，害怕專案因為員工的偷懶而延遲，或者直到最後階段拿到成品，才發現成果不合期待，不僅前面的努力白費，後面修改的成本可能也很大。

因此，為了彌平這種不確定性帶來的不安感，管理者才會想要頻繁地召開會議，確保自己能得到最新的資訊，萬一在解決問題的過程中出現困難，彼此可以立即溝通和處理。

所以，如果想要降低管理者的干擾，緩解資訊不透明的焦慮便是當務之急。那該怎麼做呢？「主動回報」會是一個比較好的做法。

主動回報的要點與架構

主動回報指的是，你可以在平常的進度會議之外，再準備一份「工作進度與成果回報」，這份報告的時間以週為單位，定期以信件的方式寄給主管，如果覺得太正式，也可以用訊息告知。

回報內容必須包含三個重點：

1. 本週已完成的專案

這部分主要是對本週成果的簡單回報。我們可以討論自己在本週解決了哪些問題，完成了哪些任務。如果有結案單或數據報表，可以一併附在信件中，供主管查閱。

2. 本週正在推進的專案

在這裡，我們可以稍微提及本週正在進行的任務進度。不必詳細到每個任務完成了多少百分比，但可以提及自己目前進展到哪個階段，以及是否有需要主管提供協助的地方。

如果遇到困難或有壞消息，我們也可以在訊息中說明情況，例如，如果專案時程延遲、客戶增加要求、或是數據核對出現誤差等情況，我們可以讓主管知道。

這樣，主管會知道我們不會單純報喜不報憂，也能知道該如何提供幫助。

3. 下週準備進行的事項

最後，我們可以向主管說明自己接下來打算進行的任務。如果有需要資源，也可以在此時提出，讓主管知道。這樣不僅可以讓主管了解工作進度，也能提前規劃資源分配。

建立安心感形成良性循環

或許看到這邊，你會有點疑惑：「老闆都已經會主動召開會議詢問了，為什麼我還要主動回報？」

雖然每天都會開進度會議，但這類會議通常涉及整個部門，大家輪流報告自己每天做什麼。然而，這種流水帳的報告，老闆不見得全部都記得。因此，我們每週的回報，實際上就像是個人每日進度會議的會議紀錄，具有整合資訊的價值。

此外，主動回報雖然看似增加了工作量，但在遠端工作時卻提供了塑造自我形象的絕佳機會。

當你每週主動提供專案進度時，不僅可以減少領導者因資訊不足而產生的不安全感，還能讓他們對你產生「持續解決問題」和「持續創造價值」的印象，時間一久就會產生信賴感，當有更好的機會出現時，他們自然會先想到你。

實際上，無論是遠端工作還是在辦公室，管理者對於資訊的焦慮一直存在。然而，在遠端工作時，由於無法看到員工的工作情況，這種焦慮可能會轉變為懷疑，進而產生緊迫盯人的行為。但是，如果我們選擇主動提供資訊以彌補這種資訊落差，那麼他們對我們的監控力度自然會減輕，從而形成一個良性循環。

 

本文作者：李致淮

本文轉貼自：數位遊牧 Digital Nomad（原文連結）

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