新手或是被指派陌生案子的PM在專案規畫時，很常碰到的問題是不知道要為任務設定多長工期。一來可能是沒經歷過、二來或許也因為複雜度的關係，不知該如何下手。可以參考以下做法:

判斷工作能否再往下切分

在為一個工作包設定工作任務時，如果仍無法估出來的時候，可以想一下是否這工作任務還是太大包、太籠統了。例如: 有個工作任務是撰寫新產品企畫書。沒做過的人會對估時間長度感到徬徨。這時可以嘗試著再把這任務更細部地展開。

從原本的撰寫企畫書，展開成

a. 收集產業報告

b. 閱讀分析產業趨勢

c. 分析競爭者產品優劣

d. 撰寫新產品企劃

當每個任務工作範疇比較小時，會比較容易去估需要多久的時間。

不同估計工期的方式

工作項目細分之後，就是要面臨怎麼去估算這些工期。可以運用以下幾種方式處理:

1. 以製作速度去估算

有些工作能用製作速度來計算所耗費的工時。像工程類任務都有一些經驗數據可參考，比如說完成一坪磁磚所需時間、漆好一平方米牆壁所需時間。這種工作如果加人力的話也能縮短總工期。因此可以從總工作量再按平均單位產量及投入資源/人力量去算出來總工期。

工作量 / (單位產量 x 投入資源) = 工期

2. 請第一線執行人押時間

多數公司採功能性組織，也就是以部門功能來做組織架構。全職在做專案工作的人比較少，多數都是兼職專案，同時處理日常部門工作以及專案工作。有時因為要考慮的點比較多，比如一個禮拜能投入多少時間等，PM 很難去估算團隊同仁需要花多少時間完成一項工作。

若 PM 自己無法判斷工作需要花多久時間，就乾脆請同仁押時間。一方面工作是他們比較熟悉的領域，估起來比較準確。再來如果是他們自己押的時間，會更願意承諾做到，比較容易使命必達。

3. 找尋過去紀錄

有時公司曾做過類似的專案，只要不是天差地遠的範疇，任務內容基本上都會有不少雷同之處。如果有辦法找到過往留存下來的資料，理解其規畫背後的邏輯以及實際工時，多少都可以規劃出與現實情況不會落差太遠的時程。

如果你是在比較有規模制度的公司，專案文件紀錄都有留存，恭喜你有個龐大的資料庫可以找尋。但如果是在制度較匱乏的公司，那就從自己開始，有紀律地把時程規畫與實際工時都留存下來。這會是往後自己做專案規劃甚至工期談判很重要的素材。

要如何做到這件事情呢? 可以去學一套排程軟體例如 MS Project 或是免費的 GanttProject 都可以忠實幫自己留下可回顧的專案排程資料。

希望這次的分享能協助你更合理地估算工期！

原文轉貼自：Kieren Chen的Medium ( 原文連結 )