在最近一次時間管理課程中，有學員提出了這樣的問題：「 Esor 會如何統計工作時間？又如何在統計後最佳化（節省）執行時間呢？」
很多時候在職場上的時間管理問題，並非我不知道要專注在長期目標上，而是工作中許多會重複執行的任務本身就要花掉很多時間，但又不得不去做，怎麼樣才能更節省時間，提升執行效率？
這也很有道理，就算知道時間管理要推進重要目標，但是如果在基本的任務執行上就已經耗費大量時間與心力，我們大多數人根本就沒有餘力再去做時間管理。
而針對這個問題，課程中我提出了幾個建議步驟，也分享成文章提供給大家參考，或許工作情境不一樣時你需要一些修正，但都是我的真實經驗談。
如何統計工作時間？
統計的基本單位：單一任務成果的完成時間
我們應該如何計算自己的工作時間呢？是直接看看自己每天工作多少個小時、加班多少個小時嗎？還是長期追蹤完成一個專案花了幾百個小時或多少日子嗎？還是說看看推進一個子目標需要幾天的時間呢？
當然，這需要先問問我們統計時間的目的是什麼？如果回到文章開頭的問題：「如何在統計後最佳化（節省）執行的時間。」那麼我的經驗是要統計的單位應該縮小到「單一任務成果」。
因為太長的工作流程就算統計出來，但一整塊十幾個小時以上的工作時間，要最佳化也無從下手，結果就變成只是知道自己常加班，或知道自己工作真的很花時間，還是於事無補。
但是統計太短的行動步驟也不行，如果要最佳化，會變成太瑣碎，而且解決的方案其實也就變成只能針對單一行動熟練度下手而已。
所以如果想要統計工作時間，最好的統計單位應該是「單一任務成果」：
一來這是一個不會太長或太短而無法改進，相對剛好的單位（後面會解釋為什麼）。
二來任務成果是工作價值的基本來源（完成瑣碎行動沒價值，整個專案有時候不一定能做到100%，但完成足夠的任務成果就能讓專案產生價值），這樣的統計相對有意義。
我們用一個案例來解說看看，例如我要製作與「撰寫一本書」，如果只是統計一整本書的專案製作時間（幾乎是半年以上到一年的時間），那就算統計出什麼數字，也只是一個數字，真的無法知道改進如何著手。
在製作書籍過程中，有一個子目標是「封面設計」，這個子目標中包含了我要撰寫出封面文案、和設計師來回溝通、校對修改封面細節等單一任務成果。如果只有統計「封面設計」的總時間，這時候還是難以看出造成時間增加的是哪一個環節。
所以這時候，「寫出封面文案」、「和設計師溝通確認」、「封面細節校對與修改」個別三個任務，這是我這邊說的「單一任務成果」，是我們統計時間時的基本單位。就算後來也想知道整個子目標、大專案的總時間，其實也只要加總這些單一任務時間即可。（可以延伸參考：如何辨識任務單位？4個案例分析幫時間管理系統不淪為雜事管理）
統計時間的工具
有什麼樣的工具，可以幫助我們統計這樣的單一任務成果的執行時間呢？
簡單一點的方法，就是我們手動在行事曆上記錄「時間塊」，例如這個禮拜在「寫出封面文案」時，禮拜一早上花了30分鐘、禮拜二下午花了60分鐘、禮拜三早上又花了30分鐘、禮拜四下午花了60分鐘完成，分別畫在行事曆上，這樣一週回顧後，也就大概知道自己花了 180 分鐘左右完成這個單一任務。（還可搭配：Google日曆 變身時間塊統計工具，追蹤養成習慣與工作時數）
專業一點的做法，就是利用電腦玩物上常常介紹的各種「時間追蹤工具」，不過如果以今天這篇文章要解決的問題來看，我們需要的是「明確可以用任務為單位來追蹤的工具」，而不是一些籠統的工作時間追蹤，那麼更值得試試看的就是：
- TimeCamp 自動化時間追蹤工具，實踐時間管理的起點
- Clockify 專案管理、遠距團隊追蹤工作時間免費利器，中文圖解教學
- 打醒你對時間的低敏感度！ Toggl 專業工作者的時間追蹤利器
- 或者，番茄鐘加上任務的可計時工具也很適合：Pomofocus 乾淨專注的番茄鐘＋待辦清單+任務計時，免費不需帳號
如何節省任務執行時間？
現在我們有了方法與工具，統計出了「單一任務成果」的執行時間，例如「寫出封面文案」花了三個小時（或是花了 6 個番茄鐘時間），但是接下來如何想要下次做類似任務更節省時間，要如何進行最佳化呢？
這時候，其實還需要加上一個前提：
追蹤單一任務成果的執行時間同時，還要一邊記錄、拆解我具體做了哪些步驟，以及行動順序。
有時候我們可能用過時間追蹤工具，但是追蹤出時間結果後，只是知道好像自己花了很多時間，但要最佳化卻不知道怎麼下手。而這時候，往往就會從「好吧！那似乎只能不斷練習、熟練，讓自己下次節省一點時間。」於是時間追蹤工具，變成只是在比較看看自己是不是更熟練而已。
這都是因為我們只追蹤了時間，卻沒有追蹤自己具體用什麼順序、做了哪些步驟。
當要最佳化執行時間時，除了「一直練習，直到熟練」的思考角度，其實更可以優先思考的是「動作清單」的調整：
- 有沒有哪些步驟其實可以去掉，就能多節省一些時間？
- 有沒有哪個步驟順序可以調整，這樣可以減少重工、修改，於是時間就能節省？
如果以前面「寫出封面文案」的案例來看，第一次執行時，我不只追蹤花了多少時間，還一邊記錄我做了什麼步驟，於是我發現自己花很多時間去研究各種資料（例如前述的禮拜一、禮拜二都在找資料），然後花很多時間設計封面文案（例如前述的禮拜三、禮拜四都只是自己想、自己改），但以為自己設計好封面草案後給其他人看、給設計師製作時，才發現文案有許多不足、盲點之處，也導致封面需要反覆修改，結果統計下來增加了很多工作時間。
但我要在追蹤時間時，也有記錄自己的行動清單，我才有改進的基礎。例如我下次可以試試看這樣改進流程：
1. 第一步先寫出大腦目前可以想到的基本文案（禮拜一早上花了30分鐘）
2. 針對基本文案中的關鍵字，到網路上找對比來初步修正（禮拜二下午花了30分鐘）
3. 先拿目前的文案草稿，去跟目標對象訪談後修改（禮拜二下午的另外30分鐘）
- 如果大致上架構沒問題，那就只要針對還缺少的細節資料補充，就可以給設計師設計，設計完成也不需要大改。（禮拜三早上的30分鐘完成）
- 如果基本架構有問題，那麼起碼第一階段沒有浪費太多時間，之後可以快速先做出文案第二版，重複同樣的確認流程。
可以參考看看敏捷工作流程的技巧：Scrum：用一半的時間做兩倍的事，人生更需要的敏捷方法
工作上時間的增加，很多時候是「不必要的步驟」、「導致重工的順序」、「沒有提早修正」等問題，導致的時間增加。
但要看出這樣的問題，一定是任務要先有明確的行動步驟拆解，才能去研究如何調整行動來節省時間。
如果沒有行動步驟拆解，只是「這個任務花了三小時」這樣的統計結果，我們是無從去改進的，或者只能用單純的「反覆熟練」來改進，熟練不是不好，只是進度緩慢，而且如果在錯誤步驟上熟練就很明顯是有問題的。
小結
所以，回到文章開頭的提問：「 Esor 會如何統計工作時間？又如何在統計後最佳化（節省）執行時間呢？」
可以總結為幾個重點：
1. 追蹤單一任務成果的執行時間。
2. 同時還要一邊記錄、拆解我具體做了哪些步驟，以及行動順序。
3. 從「刪掉不必要的步驟」、「調換導致重工的順序」、「盡可能提早修正」，在調整流程時就能節省許多時間。
而且，這樣同時結合了任務時間追蹤、行動記錄的方法，還可以直接節省下次執行類似任務時，重新思考、拆解、遺忘而犯錯所消耗的時間，因為這一次已經有「明確的時間」、「明確的步驟」的模板了！（可延伸參考：為什麼例行工作還是常犯錯？不是依靠認真、反省、細心就好）
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