隨著科技的進步，我們的工作品質有獲得改善嗎？似乎沒有。各式各樣的聊天協作和專案管理軟體一直推陳出新，遠端作業也變得愈來愈方便，每種產品都號稱能「節省時間」和「提高效率」，但實際上呢？工作一樣堆積如山，事情一樣忙不完，總是有無窮無盡的工作在等著我們。
這本書在說什麼？
《瘋狂忙碌拯救法》的作者是領導力教練曾娜．艾芙瑞特（Zena Everett），她的學生主要是企業界的專業人士和中高階主管。在她的教練課程當中，她看到太多學生每天奮力工作，從早到晚拼命開會和處理信件，似乎掉進了一個瘋狂忙碌的無窮漩渦。
在這本書中，作者會帶我們先慢下腳步，診斷自己的工作情形，判斷是什麼事情奪走了我們的生產力和導致忙碌不堪的情緒。接著是各種針對瘋狂忙碌對症下藥的療法，告訴我們如何在工作跟時間的分配上取得合理的平衡。最後的部分則是特別寫給主管看的，以具體的方法來說明如何帶團隊脫離瘋狂忙碌的窘境。
作者十分強調時間與精力管理的重要性。我們的首要任務不是做更多的事和開更多的會，而是要盡量保留高注意力的時段和對時間的掌控權，用來思考策略、釐清優先序、聚焦在少數重要的事情上。以下分享一個充滿寓意的故事以及應對主管的方法。
羚羊和田鼠的故事
作者用一個譬喻來說明如何把精力方在重要的地方：「如果你是一隻獅子，你會獵殺羚羊？還是田鼠？」
當獅子要獵殺動物時，必須觀察、追逐、獵殺、消化，這會耗費牠們大量的精力。如果牠選擇到處獵殺田鼠，那麼這些小動物提供的熱量才不足以支撐獅子的所需能量，最後牠會餓死。聰明的獅子反而會把時間用來追逐羚羊，大吃一頓之後就可以放鬆休息，從容地等待下一次的出擊。
田鼠就像是工作上的一堆可有可無的雜事，羚羊則是那些能產生巨大貢獻的重要任務。作者建議每天要限縮重要任務在三件以內，如果能縮到只有一件事也很夠了。我自己也發現，以往大部分的繁忙都是為了應付組織和流程的事情。真的花在有工作產值的地方有多少？可說是非常少。
如果我們總是想把時間填滿，不管是田鼠或羚羊都想獵殺的話，那麼過勞跟倦怠遲早會找上我們。最近我同步閱讀了《人生4千個禮拜》之後，搭配這本書的論點，漸漸體會到一個殘忍的事實：我們的時間是有限的，我們根本沒辦法完成「所有事情」，但我們有能力完成「少數且重要」的事情。
獅子在伺機而動的時間並不是偷懶，而是牠為了把獵殺羚羊這件「最重要的事」做到最好的先決條件。
跟主管溝通搞清楚優先序
我認為書中各種提升生產力的方法中，最重要的就是如何判斷一個工作任務的優先序。
書中的建議是：「知道主管想從你身上獲得什麼。」要弄清楚主管對我們的期望，才會更容易訂出優先順序，把生產力投入在重要的事情上。作者提到她在演講的時候，常問學生知不知道自己的績效評量標準是什麼？通常只有一半的人會舉手，這表示另外一半的人其實準備失敗。
我認為這個建議很中肯，因為我們「自以為」很重要的事情，在主管的眼中不一定是重要的。更如同 Tim Ferris 在《 一週工作4小時》的洞見：「要花很多時間去做的事情不一定很重要。即使在一件事上花很多時間，也不會增加它的重要性。」就算我們再忙碌、花了再多時間去做主管認為不重要的事情，對我們工作表現也不會有絲毫的幫助。
因此，如果我們要創造傑出的貢獻和獲得良好的績效，就必須主動跟主管問清楚。以下幾個問題很值得參考，你可以在跟主管的對談當中問他：
- 在我做的工作當中，最重要的項目是什麼？
- 我怎麼知道我有沒有做好這份工作？如果是你會怎麼衡量？
- 我需要補上哪一些落差，才能達到下一個階段的升遷標準？
- 我已經接下很多專案了，在接下來六個月裡，我應該把焦點放在哪一個？
以前，我有一個團隊成員特別喜歡在我分派任務給他的時候問我：「我手邊有這麼多專案，但哪一個才是最重要的？」他的電腦有一份檔案紀錄了各專案的最新進度，他問我這個問題的時候，同時也讓我知道各專案的狀況。因此，我必須做出取捨，跟他說清楚當前最重要的是哪件事，而且對於其他比較不重要的事，我就會先有心理準備，或者分派給更有餘裕的人。正因為他總是全力執行我眼中最重要的事，他的績效也在團隊中一直名列前茅。
不要擔心這種問題會讓主管感到反感，清楚的溝通反而有助於雙方聚焦。
別讓瘋狂忙碌霸凌你
有時候，我們可能會遇到另一種狀況。那就是你的主管就是瘋狂忙碌型的紅人。
這種主管表面上看起來極有魅力，而且績效非常好，他讓你覺得自己很特別，用熱情感染你產生一種對遠大願景的雄心壯志。跟在這種主管底下，一剛開始什麼都好，但漸漸地你們的相處模式出了問題，你知道有點不對勁，卻又說不太上來。
他開始早上七點打電話給你交代事情，三更半夜發電子郵件，把截止期限訂在周末，常常讓你無法搞清楚工作和生活的界線。你可能會不太敢提出質疑，深怕對方會生氣。你擔心如果說給別人聽，別人會批評你太過敏感或神經質了，還安慰你說跟在這種績效好的主管底下要知足。
作者提到，面對這種主管時，關鍵的心態是：「要明白這不是你的問題。」不要直接質疑或挑戰這他們，因為他們的暴行會更加變本加厲，這些人缺乏同理心，他們不在乎你對他們的行為有什麼感覺。你愈拼命、愈悲慘、愈忙碌，他們反而覺得愈開心。
短期之內，我們不要把一些不合理的要求當成是責怪自己的問題，在忍受範圍內繼續假裝下去，千萬不要跟這種主管起正面衝突。為了自己長遠的理智和事業著想，唯一的方法是遠離這種人。
後記：避免過度忙碌
《瘋狂忙碌拯救法》這本書的篇幅不長，用很簡潔的文字和條列式的練習題，帶我們全面瞭解有效利用時間和提高生產力的方式。如果你很少接觸這方面書籍，這本書可以當作很快速的入門書。如果你已經對這方面有很廣泛的閱讀，那這本書的前半段會略顯單薄，而比較有意思的看點就是後半部寫給主管看的那些訣竅。
我覺得書中有一個提問令我很感慨。她問自己指導的學生：「如果每天都多出一個小時專屬自我的時間，你會用來做什麼？」令人難過的是，他們多半想不出來，他們已經不知道什麼事會讓自己快樂了。他們願意放棄做一切的事情，只願換得多一小時的睡眠時間。
瘋狂忙碌的現象，問題有可能是出在我們自己的工作方式，也可能是自己老闆的帶領方式，或是整個公司的工作文化。但無論是哪一種，都是一個明顯的警訊，告訴我們必須做出改變。我們偶爾要抽出一點忙碌的時間，學習和思考讓自己不要過得那麼忙碌的方式。
想知道更多關於閱讀的大小事嗎？也歡迎您聽聽我的Podcast《下一本讀什麼？》。
本站所有文章未經事先書面授權，請勿任意利用、引用、轉載。
