【菜鳥主管成長日記】工作分配原來大有學問!聰明主管都用這 3 招,團隊做得開心又好

【菜鳥主管成長日記】工作分配原來大有學問!聰明主管都用這 3 招,團隊做得開心又好

「Chris,明天要交個競品分析,這個你比較有經驗,你來做吧!」

「啊…但是Joe…我現在做不了,手頭上的工作已經很多了,能不能交給其他人來做?」只見Chris面露難色地說道。

「這樣啊?可我覺得你做更靠譜,我還是希望你來做!辛苦加個班,或把其他優先級低的工作緩一緩,你看如何?」Joe覺得是下屬故意推託工作,仍執意自己的決定。

「Joe,和你老實說,我覺得很不公平,團隊中我的工作量是最多的,每天都忙到很晚,但是其他同事幾乎都準時下班,而且,這個競品分析Alice也做過,她來做也可以呀!你不能什麼事都交給我吧!」Chris說完扭頭就走了,留下一臉錯愕的Joe。

朋友Joe找我訴苦,提到得力助手Chris忍不住和他抱怨工作分配的事,他的語氣裡盡是困惑,覺得Chris是不是對他有什麼意見,為什麼身為主管,安排下屬工作這麼困難?還得要解釋一大堆。

其實,身為主管,「工作分配」真的是一門大學問,我也曾經踩了不少坑,比如說能幹的員工給予太多的工作量,導致她壓力太大、心理不平衡,最後辭職; 能力一般的員工沒有得到足夠的工作鍛鍊,成長有限,不是混水摸魚,降低團隊產能,就是認為自身得不到發展,最終也離開公司。

那麼,工作分配究竟可以怎麼做呢?有以下三招。

1. 重視個體的差異,優勢和意願更為重要

首先,我認為最重要的是心法:

尺有所短,寸有所長。管理者在分配工作時,應該充分考慮每個員工的能力和特長。

員工在職場上最大的動力還是來自於「成就感」,做自己擅長的事情或想做的事情,並得到良好的成果後,就容易強化員工下次工作的自驅力,所以,我們需要清晰的了解每位員工的優劣勢,並積極溝通分配任務的目的和想法,讓員工理解這項工作不是被主管強硬安排的,而是自己也有一定發揮和成長空間。

舉個例子,我有個下屬在工作細節的處理上特別優秀,規劃都能考慮得很周全,但是她比較不擅言詞,對於跨部門的社交和協作也不在行。經過溝通討論後,她更希望在方案策劃上追求卓越,不管在意願和能力上都能夠匹配。因此,我讓她重點關注在整個方案的創意設計,並搭配一位善於交際的夥伴,負責橫向部門的溝通協作,兩人剛好性格和能力互補,很順利高效的就把項目完成的又快又好,並且各自都從中得到極大的滿足感。

因此,身為管理者,我們要清楚每位員工的長短板,讓他的長板能有用武之地,短板若非實在必要,其實,也不一定要逼迫員工提升,或是可以循序漸進的引導成長,否則容易導致反效果,讓員工長期失去自我價值認可,找不到上班的意義和快樂,最終消極工作。

2. 考慮負荷量和公平性,有時員工就是很在乎「感覺」

對於主管來說,我們一定會因為員工的性格、能力、配合度等,對不同的人有所偏好,通常是比較能幹,又能全力支持我們工作的員工,更容易受賞識,但這並不代表,我們就能夠常把重要的、緊急的工作都安排給他們,否則「能者多勞」的情況下,最終一定會逼走優秀員工,尤其當物質和精神都和他的工作負荷量不成正比,他們會非常快就離開團隊。

另外,不僅是優秀員工負荷量不均的問題,在公平性上,普通的員工也會覺得不受重視,未獲得被培養的機會,好的項目都被安排到主管「喜歡的人」身上,自己做些雖然輕鬆,卻無成長性的工作,這就容易引起團隊內的隔閡,不利於整體協作。但是,工作分配又不像切蛋糕,現實情況的確很難完全公平,但我想建議的「公平性」,主要是從員工是否可勝任、可承受、可成長三個維度去考慮。

1. 可勝任:他是否擅長?能做得又快又好?

2. 可承受:他是否能做?工作沒過分飽和?

3. 可成長:他是否能學?能收穫經驗和技能?

所以,這就需要回到第一點的心法,管理者對於每位員工的優劣勢、工作情況暸若指掌,個性化的安排工作,大家的工作內容中,有擅長的事情,可以獲得掌聲;有挑戰的事情,可以快速成長,並且還在可接受的工作量下,能有足夠的精力充分發揮,我認為這就是一種對每個人的「公平」

3. 工作分配後更重要,「定期跟進」才有結果

許多管理者平時很忙,也會想著:「團隊就是來幫我分擔工作的,既然交代下去了,我就可以不用管了,到時間看結果就好。」如果你剛好也這麼認為,我覺得大概率最終可能是一團糟,你必須親自去善後許多麻煩,又責怪不起「認真」的員工。

為什麼會有這個現象呢?很簡單,因為員工不是你肚子裡的蛔蟲,交代一次的工作,不一定他能完全理解你要的成功樣子是什麼?以及過程中遇到的困難,或需要的指導,他不一定會主動尋求你的幫助。

所以,在交辦工作時,我們要確保員工理解任務的背景、要求、目標、相關協作人員等,當所有成員都清晰了解整體工作目標以及每人擔當的角色時,整個團隊便會合作無間,發揮出最高水準。尤其當分配看起來較繁重或重複性高的任務時,這一點至為重要,有助提高士氣和凝聚力。

再來,我們要做好過程管理,定期跟進員工執行的情況,像教練帶領球隊一樣,看似放手但又時刻掌握每個成員的情況,適時給予指導和資源支持,共同去拿結果,如此一來,員工會覺得主管分配任務不是甩鍋,主管自己去享清福,而是緊跟一線,並肩作戰,團隊一有士氣,作戰力自然越來越高,管理者才會真正越來越輕鬆。

總結

工作分配看似是很簡單的事情,但卻大有學問。

懂得工作分配的藝術,將能幫助管理者提高團隊效能和凝聚力,每次看似不經意的工作分配,其實都是你最好的安排,這就是一個有智慧的領導者的表現!

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