「待辦清單」幾乎成了一講到時間管理就好像不可或缺的工具，它不僅是一張簡單的紙條或是數位清單，更是許多人記住與管理無數工作生活事務的方式。然而，這個看似有用的工具真的就是時間管理的最佳解藥嗎？或者它更常是一個讓我們陷入無止境焦慮的效率陷阱？
在時間管理課程中，我最常被問的一種問題是：「如何把待辦清單做完？」或是「如何列出做得完的待辦清單？」比起帶來安定與動力，待辦清單似乎更常帶來做不完的恐懼。
不斷累積而總是過長的待辦事項往往使人感到壓力山大，因為它提醒我們還有多少事情待做，而時間卻總是不夠用 。
我自己的體悟是，直覺上很容易把待辦清單當作時間管理中心，
同時把下面三種事情交給待辦清單來做：「記住交辦」、「提醒去做」、與「要求做完」，這反而會讓待辦清單變成效率陷阱，甚至成為工作上的干擾！
-「記住交辦」
當我們把所有通知都放入待辦清單，例如被提醒要買個東西、接到一個電話指示，最後就會獲得一個非常瑣碎，又缺乏目標的流水帳，表面上幫我記住，事實上永遠不可能做完，也難以再管理。甚至可能開始避而不看待辦清單。
-「提醒去做」
有時候我們會在待辦清單上設定無數提醒，希望自己不要忘記那些要做的各種事項，但過度的提醒，尤其是對各種瑣事的提醒，可能轉移了我們對真正重要事項的注意力，反而降低了我們的整體生產力。提醒變成干擾的情況，可能更常發生。
-「要求做完」
打勾完成事項，好像是使用待辦清單必然的功能。「完成」雖然是時間管理中很重要的指標，但是如果把「做完」當作待辦清單的指標，似乎太過高估自己做計劃的能力，以及低估環境變動的彈性，當我們覺得自己可以設計出明天、後天完美完成的待辦清單，事實上那往往會是一個做不到的清單。
所以現在的我隨然還是規畫每週、每日的待辦清單，但我不是把他們當作記住交辦、提醒一定要做完的清單。我讓待辦清單回歸它最基本的功能：
就是指引今日空檔時可以選擇的行動而已。
不打勾沒關係，只要能夠告訴我今日方向，反而給我更自由去調配自己的時間、喜好、動力、重要與緊急任務的彈性。
2024/5/27 新增：連續寫了 101 則每月待辦清單，為何我仍堅持手動撰寫子彈筆記？
區分任務筆記、待辦清單，從被動交辦，到主動選擇
把被交辦的事情全部都列上待辦清單，不是很直覺的做法嗎？但是這樣一來，待辦清單上就會充滿著：
- 還不確定為什麼要做、做了有什麼效益的事情。
- 還很模糊不確定要怎麼展開行動的事情。
- 不需要現在就開始做的事情。
- 根本不需要做的事情。
然後這些交辦如果全部都擠在待辦清單上，更會把待辦清單中那些真正重要的事情淹沒。最後待辦清單反而失去了判斷輕重緩急的功能。
那要怎麼辦比較好呢？
我自己的流程是這樣：
- 任何交辦，第一時間先寫進兩種筆記（參考：防彈筆記法）
暫存箱：收集那些跟其他專案、任務無關，也還不知道如何執行的臨時交辦。
專案、任務筆記：如果交辦跟特定任務有關，直接寫進任務筆記中。
- 專案、任務筆記逐漸累積，會整合出任務陸續被交辦的細節，這時候可以從專案、任務目標的角度，調整這些交辦的執行順序。
也可以在專案、任務筆記中，針對交辦拆解我需要執行的下一步行動。
不記錄交辦，那「待辦清單」還要用來幹嘛呢？待辦清單對我來說，應該是過濾出不同專案、任務筆記中，那些需要今天、這週執行的行動。
這樣一來：
- 專案、任務筆記是各種交辦、資料有序整理後的記錄，真正幫助我們不要忘記，可以快速找到。
- 而「待辦清單」則是「主動選擇」出我決定要做的行動。
透過第一步先做出任務筆記、待辦清單的區分，我們可以把待辦清單變成一個主動的清單，而不是被動接收的清單。
有些時候，待辦清單反而不能有嚴格提醒
回顧我們真正的工作流程，有些時刻當下溝通就會成為下一步行動的依據（例如每天臨時但重要的意外需要處理），有些時刻則是自己心中很明確的知道要做什麼、想做什麼。這時候，還需要回到待辦清單確認？不在待辦清單上的就不做？還是趕快執行當下這個重要行動再說？
這時候直接執行當下要做、想做的那件事，不一定就比跟著待辦清單執行不好，因為無論我們怎麼使用待辦清單，無非就是希望自己在單位時間內有優質的產出，這也是生產力真正的定義。
而至於這個產出有沒有需要被待辦清單嚴格限制？好像是不需要的。
就以我自己的寫作習慣為例，寫作這樣的創意思考流程，用列出待辦清單或設計一大堆行動提醒，反而往往是做不到的。我哪有辦法事先規劃自己什麼時候有靈感要完成什麼寫作步驟？什麼時候有想法要思考哪個寫作題目呢？或者應該說，就算我這樣規劃，事後往往大多數都不可能照著規劃去執行。
所以在規劃寫作這類創意思考任務時，我會這樣做：
- 先設定出有機會完成的「寫作成果」即可：例如兩到三個題目覺得應該有機會寫成完整的心得文章，就先把這三個成果的任務筆記開設出來。
- 很多時候各種想法就是在執行別的任務時被刺激出來的，反而不是在刻意執行寫作任務時產生，有想法就記錄到寫作成果筆記，累積久了，其實也就推進不少。
- 不是用提醒的方式去寫作，通常創意思考的工作愈被提醒愈不想做、做不了。而是設定「寫作時空」，預設進入特定的時間或空間，就可以開始寫作。
- 當開始寫作時，不被待辦清單所侷限，而是寫自己當下想寫的，甚至有可能在兩三個題目之間跳躍，能夠產出內容往前推進，都是有效的累積。
這時候，我還是會把要推進的寫作題目設定在待辦清單上，但跟傳統「一定要做」的待辦清單有了不一樣的提醒意義。
因為平常我累積了很多正在研究、想要撰寫的題目，有些可能還在很初期的測試與累積想法的階段，這些我不會放入待辦清單，而是收集在自己的寫作筆記中即可，有想法就隨時補充進去。
但是我通常會在今天的待辦清單中列出兩到三個寫作題目（近期最想寫的），每當進入寫作時空，這幫助我先聚焦在這兩到三個寫作題目優先推進，不一定要寫哪一個，也不一定要寫完，甚至有可能最後真正產出內容的題目都不在這三個之中。
但是這樣的待辦清單，可以幫助我減少猶豫迷惑的時間，更快進入可以推進的任務切入點，我不要求要照章行事完成，甚至更多時候都保持彈性，目的只是有一個指引，可以更快進入產出狀態即可。
有些時候，待辦清單不一定要全部做完
其實工作上的很多任務也可以這樣安排待辦清單，例如我今天可能要想個企劃案、回覆某個客戶提案、撰寫某活動文案。當我把這三件事情列在今天待辦清單時，不會刻意去設定幾點幾分做的提醒，也不會刻意去安排前後執行順序，就是讓他們經過「主動選擇」後，出現在今日待辦清單上即可。
而在實際工作流程中，遇到空檔又一下子不知道做什麼（腦中這時沒有出現任何強力提示，甚至開始覺得迷惑），那就打開待辦清單：
「挑一個現在最想做」的任務來做，能不能做到打勾完成也不是那麼重要，有持續累積成果、往前推進就是好事。
這樣一來，在保留彈性與自由的同時，也聚焦在真正需要做的事情上，反而更能有效利用時間。
要不然，強制性的待辦清單讓自己一打開就做不下去第一步行動，一旦提醒時間過了又開始重新安排，甚至陷入焦慮後悔的循環，反而無法成為有用的待辦清單。
如何設計符合人性的待辦清單？我的待辦清單使用步驟
我也會使用待辦清單作為時間管理的輔助，不是把待辦清單當作牢不可破的時間管理中心，而是幫助自己減少迷惑、看到目標、增加彈性的選擇清單、指引清單。
以下是我自己實現待辦清單的步驟：
1. 主動選擇
我會在週日晚上快速瀏覽一遍重要的專案、任務筆記，搭配進攻行事曆，「過濾」、「選擇」出下週我需要推進的任務，列上下週的待辦清單。
2. 簡化焦點
我自己有個選擇的小法則：「每天起碼一個長期目標，三個近期專案，保留一些空間給臨時出現的瑣事」，每天不是要列出很多待辦清單，反而發現太多時可以先移動到其他日期。
待辦清單在這個階段是幫我確認每天最重要任務的清單，而不是所有要做的事情的清單。
延伸閱讀：比較持續 5 年的列每週行動清單習慣，復盤我的待辦清單筆記技巧
3. 保持彈性
我幾乎不會在待辦清單上設定任何時間提醒，也不太做精密的排序，這也節省很多不必要的規劃待辦清單時間。（千萬不要時間都花在規劃，反而沒有時間執行。）
每一天的清單不需要告訴我什麼時候做什麼事，我更喜歡：「當我有一個空檔，打開今天的待辦清單，可以挑得出一件當下想做的事情來做，而且這件事情還足夠重要。」
4. 記錄成果
我不會把隨時跑出來的「臨時交辦」記錄在待辦清單，但相對的，我會把自己不在預期中「完成的成果」記錄到待辦清單。
例如，客戶傳來一個課程調整需求，這樣的臨時交辦，先記錄回課程任務筆記中，而非直接寫上待辦清單。
例如，我忽然有了靈感，意外地完成了一個課程演練設計，這樣的臨時完成成果，我反而會記錄到今天的待辦清單上。
為什麼呢？因為今日的待辦清單上愈多完成的成果，會讓我更有動力去推進剩下的成果。並且一天回顧時，也會更清楚看到自己把時間花費在哪些成果上，更有成就感，也更有辦法做修正。
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5. 每日調整
待辦清單上會不會有今天做不完的事情？會。待辦清單上會不會有些事情一直沒有在空檔被挑出來做？會。待辦清單上會不會臨時有重要任務需要插入進來？當然也會。
當我們待辦清單足夠簡化、彈性，調整其實也不用花掉太多時間，我自己習慣每天早上調整一下，把昨天沒做完的適度改寫行動，看看今天是否能找到方法推進？把可能變得比較不重要或重要的，在接下來幾天的待辦清單調換一下位置？
讓待辦清單可以成為我今日空檔時有效的指引即可。
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比起完成清單，把待辦清單當作是減輕壓力的檢查清單
如果你常常覺得待辦清單變成自己的壓力來源，而自己總是管理不好待辦清單，但又需要待辦清單的指引，否則每天的工作就像是無頭蒼蠅？
那麼，或許可以試試看上面分享的方法，讓待辦清單跳脫完成清單的思維，變成：
以主動選擇、記錄成果的角度，讓待辦清單成為我的輔助指引，而不是我的強制管理。
那麼，或許在待辦清單的幫忙下，我們可以有更多完成，更有滿足感，也減輕原本不必要的心理壓力。畢竟，專案、任務已經夠有壓力，何必讓待辦清單反而帶給我們更多壓力呢？
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