大家剛成為主管時，有沒有遭遇過以下這種狀況：

我們並沒有因為有了團隊而變得輕鬆，反而可能更加忙碌，但忙的不是在實際的工作執行上，忙的是參加各種會議，有些是自己部門主動組織召開的會議，有些則是其他部門邀請我們參加的會議，升上主管後的工作時間，好像幾乎被大小會議所填滿，如果我們手頭上還有部分執行的工作，那就只能等到下班後，才有完整的時間來處理和思考。

這樣的情況大概是我成為主管後一個月的日常寫照，每天一個會接著一個會，感到有些喘不過氣，但的確因為每個企業有不同部門負責專職工作，部門主管就是該部門的發言人和關鍵決策者，所以當其他部門有什麼事要溝通，當然優先找到你，你是老大你說了算，而同樣的，當我們有什麼事情需要其他部門支持時，也是優先找到該部門主管進行溝通，達成共識後才各自去推動內部團隊協作。

所以，如何更順暢以及更有效率地進行跨部門溝通？就是主管要學習的一個重要課題。

這裡有我私藏的5個小撇步可以提供給到新手主管運用，讓其他部門「開心幫你做事」，並能有較愉快的合作體驗！

 

1.溝通之前先明確目標

溝通最怕的就是沒想清楚要幹嘛就直接拉著人討論，除了浪費雙方時間之外，也會讓對方抓不到重點，留下不好的印象，甚至下次可能就會找藉口逃避談話。

所以，在找其他部門的主管溝通前，我們需要釐清楚幾件事：

(1) 你希望對方幫你做什麼事？具體有哪些事務？期望完成的時間？

如果這件事都講不清，也別期望對方會聽懂你要他幹嘛，並且把事情做到位了。

(2) 假設對方持反對意見，有沒有其他替代方案？

人通常對於只有一個選擇擺在眼前時，容易會出現反感的情況，所以最好在溝通中能夠有至少兩個方案，去充分討論各自的利弊，這樣對方才會覺得是「參與討論」，而非被迫答應，這樣共同決策的結果會更有助於接下來的合作和執行。

 

2.王見王就好，不要私下指派對方員工任務

「除非是自己的主管，不然人們通常不願意被他人指示該做哪些事情。」

職場上最怕的就是「越權」，所以，當我們面對其他部門員工時，要記住這不是主管對下屬的層級關係，而是部門對部門的平行關係，要能尊重其他部門的主導權，而且，最好事先都和該部門主管先溝通過，以本身的專業出發，同時站在對方的角度，強化雙方部門之間的關聯性，要在充分討論後獲得共識方案，才能避免後續因認知不同導致部門衝突。

 

3.避免雞同鴨講，學會講對方的語言

不同部門都會有自己的一套做事方式，我們在溝通時可以運用對方的思考邏輯和常用術語，來產生更多的共鳴和認同，以爭取支持，因為每個部門都會有各自的業績壓力，如果我們只是一味的講述自己的訴求，老實說，對方是會無動於衷的，所以，可以轉換下立場去思考：

(1) 這個專案和他們的目標有什麼關係？

(2) 能為他們帶來什麼好處？

(3) 會不會有令他們感到疑慮的地方？

設身處地的想過後，我們可以針對性地去討論如何解決問題以及如何創造雙贏，這樣更容易說服對方。

 

4.「有關係」就沒關係

你有沒有遇過有種工作上的同事，平時不太搭理你，但是只要有事相求時，就立刻會變的熱情，好像你們已經是拜把兄弟一樣的好感情，一旦合作結束後，又會恢復冷漠？這樣的互動其實只能算是很虛假的關係建立，身為主管，雖然不見得我們的部門會和每個部門都保持緊密的合作，但是，不要只有在需要的時候，才想到其他部門的重要性。平時就應該多與自己團隊之外的人打交道，建立廣泛且友好的人際關係。

我們應該要明白，這種「非正式人際網絡」的資源，有時正是拉開主管之間差異很重要的因素，也就是為什麼有的主管總是能協調到其他部門的資源，順利完成目標的原因。

 

5. 避免自嗨，對內要充分傳達

我自己遇到最頭痛的情況就是，老闆們對於某項計畫談得很開心很high，但卻沒有傳達給各自的團隊成員，導致大家不知道這件事，或知道要做，但沒有前因後果，所以也不知道該怎麼配合。

所以，當我們和其他部門主管溝通達成共識後，並不是就完成工作了，而是還必須向團隊內部傳達事情的背景、原因、怎麼合作等，並且在過程中主動關心進展，除了避免結果和預想的偏差太大，也能適時的提供支持去解決部門之間衝突的地方。

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這一陣子，我每天紀錄工作時間都花在哪些事物上，發現我依舊會被book進各種跨部門會議，仍然開會時間佔一半以上，但每次進會議室前，我都會思考這場會議的目的是什麼？我該怎麼達成部門之間的共識？希望獲得哪些結論並且同步給我的團隊？當我們能主動思考這些問題時，溝通效率和成果都提升許多。

現在深陷在各種會議的主管們，不妨運用這5個小撇步，幫助跨部門合作更順暢，讓其他部門「開心幫你做事」吧！(笑)

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