防疫期間WFH(Work From Home，在家上班)成了一種趨勢，起初企業們是被動受疫情影響而不得不執行，但隨著WFH的期間拉長，有些企業開始評估常態性在家上班的可行性，例如Google、蘋果就力挺每週進辦公室三天成為主流工作型態。看到這些消息讓身在台灣的我們好生羨慕，但是，在常態居家工作之前，有多少企業還奉行工時記錄? 甚至在WFH期間加碼演出，要求員工定時回報進度? 我們是否能打破工時的迷思，不再利用浮濫的數據來製造員工乖乖上班的假象?

我有位朋友的公司正巧就符合了上述部分的項目，在WFH之前，公司透過軟體工具管理專案任務，同仁依據被分配的任務估算工期，並在執行過程記錄重要事項和工時，因此可動態取得每項任務預估時數與實際投入的差異，藉以分析人力資源投放的情況。在WFH期間，則將工時做為在家工作的證明，經主管核准後即可註銷未打卡記錄。一切聽起來似乎頗有道理，但實際運作過程不免招來員工的反感。

為何工時記錄如此不受員工歡迎? 這是因為企業經常出現以下的幾種問題……

1. 誤解工時記錄的用途

回報工作時數的目的是什麼? 多數人初次被要求填寫工作時數統計表時，心中一定會充滿疑惑和不被信任感，認為公司想藉由工時記錄來監控員工的作息，確保大家有乖乖依據指派的任務作業。在WFH期間，我們也常聽到有人抱怨部門主管每天召開會議，只為了確認部屬是否有穩定的產出，但為了在會議上方便主管彙整進度，大家卻需要花更多的時間製作簡報或任何能證明產出的資料。

事實上，工時的統計可以用在許多層面上，但最不可行的正是做為「工作的佐證」。

為什麼呢？在回答這個問題之前，企業主管們首先要知道的是工時記錄本身的真實性有多高? 扣除文章稍後會提及的工作屬性、分類所造成的偏差之外，最大的變數就是來自於員工心態，倘若員工感受到被監控的壓力，為了美化工作效率，必然會在工時上「微調」一下，這絕對是人之常情的表現。

若希望督促員工達成目標，可以從KPI、里程碑檢核及各種賞罰機制著手，畢竟工作的成效往往不是一天兩天就能反映出來，而是需要一段時間的累積，每一天窮追不捨所得到的只是「工作時數證明」，難以看到「成效」。若因為WFH少了打卡機制，就打算利用工時記錄來取代，更會讓員工有一種「公司花錢是買我時間、而非產出」的情緒，反而更加深員工消極回應的心理反應。

2. 忽略工作屬性的差異

即便是工作時間較具彈性的網路業，也會因職務屬性差異，使得工時回報上必須有所區別。以大家較為熟悉的工程師來說，通常需要較長時間專注處理特定問題，每日的任務數量不會(也不應該)太多，所以工時統計相對單純，但設計師、企劃、行銷工作者，需要更多創意思考、吸收新知與消化問題的時間，加上溝通次數頻繁，時間的運作變得更加破碎，若採無差別方式回報，勢必會增加工時統計的困難度。

3. 錯誤的分類回報與無效的記錄

不僅工作屬性會造成差異，任務本身也應該適度分類，例如小組討論、腦力激盪為創意發想的過程，通常不會有直接的產出，不需交代細節；會議可區分為例行性與特定目的性，若非主管職的例行性會議過多，反映出該名員工的時間被佔據而無法有效運用 ; 特定會議若以解決某項任務為目的，則可歸納在該任務工時之中。

工作分類並無特定原則，端看企業想要分析工時的目的是什麼? 若希望統計員工被無效會議佔據的時間比例有多少，就必須充分掌握各種不同會議的類型與目的，讓員工依據分類填報 ; 若要統計開發及日常營運作業的資源分布，就要事先定義任務屬性，其餘不相關的瑣事則未必需要填報。

4. 過度聚焦個案差異而非群體特徵

通常工時統計可以依據職務進行分類，作為企業內該職類工作任務的概略分布，再依據結果來修正任務分配或會議安排，讓資源做有效的運用。

但部分企業(特別是剛施行工時紀錄不久的企業)在取得統計結果後，會過度在意特定人員的數據，像是雜事太多、討論時間太長...等，因而開始檢討員工的作息與工作品質，造成員工反感。然而，如同前述，工時統計出來的結果可能因職務、任務屬性而有差異，此時企業應該先釐清數據不好看是少數人問題，還是集中在特定族群內，有時甚至必須經過好幾輪的修正，才能逐步定義出適合公司使用的分類與回報方式。

5. 只要求記錄而不提供回饋

企業在執行工時紀錄之前，最好能事先與員工溝通，充分說明統計的目的，但若企業沒有依據結果做出任何的改善策略，或是沒有任何讓人「有感」的調整，即便事前說明再怎麼詳細，員工也會有「原來統計改善是用來包裝監控的藉口」的負面觀感。

舉例來說，假設工時紀錄是為了更有效的資源配置，那麼每一季或每一年，企業理當可以佈達相對應的策略，像是限制會議人數與時間、人員調動、專案流程改善...等。如果不須進行持續性的改善，也可將工時紀錄視為階段性任務，每次需要釐清特定問題時，皆以小規模(例如特定團隊或專案)方式進行，取得結果並經改善後，就可中止任務。

多數管理手法目的在解決問題、改善現況，但就如同工時紀錄一樣，如果無法讓員工充分理解、取得信任，執行過程就會充滿困難。唯有企業與員工互信互助，工時統計才不會淪為虛假的數據，也才有機會創造更具彈性的工作環境與規範。