PARA 是一種個人知識管理系統，也可以作為各種文件檔案的資料分類整理原則。由生產力專家 Tiago Forte 創建，PARA 的核心是將所有資訊分為四個類別：

1. Projects（專案）：需要完成的具體目標，具有明確截止日期，完成後可以打勾劃掉。例如完成新的產品專案、完成馬拉松比賽，以及他們需要的資料文件。

2. Areas of Responsibility（領域）：那些需要長時間關注，維持一定推進的活動範疇，但是沒有結束時間。例如健康、理財、職涯發展，及可能需要持續處理，但沒有明確執行時間的資料文件。

3. Resources（資源）：長期感興趣主題的相關資料。這裡內容則是行有餘力時才處理，甚至需要時才參考。如果某種感興趣的內容發展出一個長期目標，這些資料就會進入領域中。如果某個資料成為任務所需，就會移動到專案。

4. Archives（檔案庫）：前面三個分類中那些不再活動的內容。可能是完成的資料、不再執行的內容、不再感興趣的資料。我們不用刻意去管理、處理他們，需要時搜尋一下即可。

「PARA 方法」提供了一個具有普遍共通性的整理邏輯，無論使用什麼工具都可以套用這個方法。也足夠簡單易用，大多數時候都能快速上手。當然也足夠有效，他以資料的可執行性為導向，透過分類可以幫助我們完成有價值的成果，而非只是整理資料。

應用情境

解決各種資料、文件、檔案與知識的分類整理問題。

技巧提醒

雖然工作生活很複雜，但整理必須盡可能簡單，不能讓整理佔用太多我們的注意力。

如何從知識到文件檔案建立 PARA 系統？

STEP1 我建議先從「如何執行」，而非「如何分類」，來思考建立自己專屬 PARA 系統的步驟。第一步，當有一份資料要存下來，先確定資料的用途為何？

首先評估這份資料是否與當前正在進行的專案直接相關？

例如這是一份網頁文宣設計需要的文案參考資料，則將其歸類到專案（Projects）下的「完成網頁文宣設計」任務分類。

STEP2 如果資料用於個人學習或職業發展，但目前無具體專案需要，則應將其歸類於相應的領域（Areas）。

例如我職涯發展上需要長期學習網頁文案技巧，但目前沒有明確專案任務需要使用這份文案參考資料。則歸類於領域中的「網頁文案技巧學習」分類。

STEP3 如果前面兩種分類都不適合，就思考這份資料是否作為自己某種興趣的一部分，而這個興趣目前尚無實際應用於具體專案，也還沒有長期目標需要推進，那就將其分類到資源（Resources）。

例如你對文案技巧感興趣，但現階段這類技巧不是你的主要工作或學習重點，則可將相關資料放在資源中的「文案技巧」興趣分類中。

如果一份新的資料不在上述三種分類裡，我們應該捨棄他，這是跟我無關的資料，不要浪費時間分類整理。

STEP4 專案、領域、資源中有「完成」或「暫時不活躍」的資料，就應該移動到檔案庫（Archives）。

例如，一旦網頁文案的專案結束，相關的資料應該被歸檔到檔案庫。

STEP5 各種資料會在這四大頂級分類中動態調整與移動。

• 例如原本在「資源」的程式碼知識興趣，現在決定發展為自己的技能：就移入到「領域」中的程式碼技能學習中。
• 有一天技能逐漸成熟，要自己架設一個網頁了：就把相關資料從「領域」移動到「專案」，開設一個「架設網頁」的專案分類。
• 後來這個「架設網頁」的專案完成了：就可以把相關資料移動到「檔案庫」，之後可以參考與查詢。

STEP6 你的整理分類架構，應該是在「執行」過程根據需求逐步建立，一開始，只要先建立四大頂級分類即可：

在您的筆記系統中設立四個主要分類：專案（Projects）、領域（Areas）、資源（Resources）、檔案庫（Archives）。

STEP7 在「專案」分類下，根據實際工作或生活中正在進行的具體專案進行劃分，如果實際沒有這個專案，那就不需要額外建立分類。例如：

• 工作相關專案：完成產品開發、完成軟體開發、完成宣傳活動。
• 生活相關專案：完成證照考試、跑完馬拉松、完成年底旅行計劃。

STEP8 在「領域」分類下，把真的開始長期進行的目標分類，這些目標通常沒有明確截止期限，但確實需要持續推進。例如：

• 程式碼技能學習。
• 家庭生活管理。
• 親子教養。

STEP9 在「資源」分類下，確實有些個人興趣或長期關注的主題，但不是專案，也不是要長期推進的目標，那就建立資源下的分類來管理。例如：

• 文學作品賞析收藏。
• 未來想去的旅遊資訊收集。

STEP10 不需事先設立「檔案庫」分類，而是將不再活躍或需要的專案、領域或資源移動至檔案庫。當資料不再被當前使用時，將其轉移至檔案庫以封存和整理。

PARA 幫助我們可以在所有使用的系統：筆記工具、電腦硬碟、雲端硬碟等等，建立統一的分類架構。確保在不同的系統中，這些分類結構保持一致，從而方便在不同工具間切換，也能用同樣邏輯快速找到所需的資料。

方法論反思與實踐

為什麼區分專案、領域、興趣資源很重要？

我們傳統的資料分類整理邏輯，可能會根據資料的類型來分類，例如程式碼資料、旅遊資料、工作資料、生活資料，這時候其實只是在興趣（資源）層級做分類，卻沒有區隔裡面真正要處理的，跟不需要立即處理的資料，甚至會包含許多永遠用不到的資料，最後無論是我們的筆記或文件檔案都會像是一個垃圾庫。

更進一步的整理者，可能會開始思考到要根據需求來分類，於是依照自己不同目標，設計了像是學習 Python、職涯發展、行政工作、親子教育這樣的分類，這時候常常是把長期目標、具體專案混淆，雖然這些資料需要處理了，但看不出哪些是明確需要處理的，最後很多長期目標會開始拖延，這些資料收集了還是不會真的拿出來使用。

而實踐 PARA 的整理者，最重要的不同就是會區隔出「具體專案」這個分類，甚至會主動的把領域中長期推進的目標，「刻意」去規劃出短期內要完成的具體專案。例如他們會設計：三個月內開發個人記帳工具、六個月內獲得 PMP 認證、四個月內完成辦公室文件數位整理、三個月內親子共讀 12 本書。

現在，你知道自己找到一些書籍資料時，應該放在哪裡才有用了吧？優先放進「三個月內親子共讀 12 本書」專案中吧！

現在，你知道自己應該優先關注什麼樣的書籍資料了嗎？優先關注「三個月內親子共讀 12 本書」專案需要的資料吧！

優先專注於執行，從執行開始整理

在應用 PARA 整理方法，或者用任何方法整理資料時，最重要的一件事情，就是「優先專注於執行」。

很多時候我們憑空先去創造一個系統，等到花了很多時間去整理後，反而沒有時間、沒有動力去真正執行專案，除了因為時間、精力都在整理上耗盡，還因為這樣憑空想像的系統，根本不是我們真正執行需要的系統。

所以真正有效的分類整理，應該從「執行」開始，這樣的系統才會幫助我們優先於執行。

千萬不要一開始就把 PARA 四個系統跟子分類都一次架構完成，我反而建議用一種感覺違反常識，但其實更有用的整理步驟：

先建立專案分類，然後把自己目前真正要完成的專案、任務建立起來，開始統整資料，之後收集到的新資料也優先收納在專案分類，如果說現階段收集的資料都可以納入專案，那其實不需要新增其他分類。

不過，慢慢的資料會開始出現一些外溢現象，可能某些資料雖然現在具體專案用不到，但我知道跟自己要開始推進的長期目標有關。

或者在推進專案的過程中，我開始慢慢意識到自己需要持續推動某些長期目標。例如在開發記帳工具的過程，意識到自己需要更長期的推進「學習 Python」的目標，才會讓未來的開發專案愈來愈好。

目標，反而是在累積專案經驗後，開始設定出來的持續精進之道。

這是一個雙向循環，我們會從領域中切割出專案，但更會在專案中發展出領域。

而當領域發展到一定階段，就會出現一些「現在力有未逮」的額外興趣，他們沒有具體要推進的需要，但我依然有興趣理解，那麼才開始發展出興趣分類。例如在「學習 Python」領域中，發現自己對其他程式碼開發或一些程式碼邏輯有興趣，但不需要聚焦在領域中，那就先用「資源」來管理。

同樣的，資源和領域之間也會是一個雙向連結。

在這樣的過程中，我們不只在使用時優先專注在「專案」上，在分類整理時也是從「專案」開始，反而可以建構一個更穩固、用得到的系統。

等到執行完成某些專案，或是領域、資源在一段時間後需要暫緩，那麼才開始建立「檔案庫」來封存。

使用PARA的方法與頻率

前面提到的主要是 PARA 整理時的操作步驟，那麼在使用時，PARA 系統可以如何使用呢？根據不同情境，PARA 的四個子系統可以如下表這樣應用：

實戰 QA

問題：會不會資料收集到專案、領域了，但事情還是沒有推進？

解答：就像我們在這本書裡的架構，收集整理資料只是第一個階段，之後還需要行動的拆解和價值的判斷。但資料收集整理系統也是一個核心且重要的部分。

在 Tiago Forte 的 PARA 系統中，提出了兩個啟發性的概念，可以解釋為什麼先收集資料，然後事情自然就會推進。

第一個是「中間產物封包」。在我們準備報告的過程中，如果缺乏之前的想法或統計分析資料，那麼當真正需要製作報告時，就必須花費大量時間來搜索資料和重複分析。如果我們能夠養成收集這些「中間產物封包」的習慣，就可以避免每次開始一個任務都是從零開始。

PARA 系統就是幫我們用有效的方式收集這些中間產物封包，當需要執行特定專案或任務時，這些已經準備好的中間產物封包就可以直接被組合使用。甚至這些中間產物封包就像積木一樣，可以自由組合使用在不同的專案任務上。

另一個核心概念是「慢燃」。我們經常偏好快速處理當下的想法和方案，忽略了長期累積可以產生更好的解決方案的事實。當我們沒有這樣的累積時，大多數時候我們只能追趕眼前的事務，做任何事情幾乎都像趕鴨子上陣。

透過 PARA 的收集方法，我們其實正在為未來的專案和任務慢慢累積所需的各種資料、文件和想法。即使某些專案不能馬上開始，我們的持續累積使得任何時候這些專案和任務都已經處於一個「相對準備好」的狀態，而不是在真正開始時才發現自己什麼都沒有，這就是「慢燃」的好處。

 

本文摘自創意市集出版《高效人生工作法圖解：GTD、子彈筆記、原子習慣、PDCA，重新理解 30 個生產力實作方法》

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