高效能會議的七個習慣，不能只是開會前準備資料而已

有時候開會變成聊天，結果一件事情討論了很多次，最後專案卻還是沒有什麼進度。有時候開會時大家都很努力，但討論的時間拉得太長，講的話失去焦點，讓會議變成一件累人的事情。我自己也是上班族，每天面對許多公司內行政會議、客戶專案開會，甚至有時需要談判決策的會議。回顧自己親身經歷過的各種冗長會議、高效率會議，兩者對比，或許可以從我自己的經驗，整理出讓會議變得「高效能」的七個習慣。

先做迅速有成效的事：新任PMO主管該做的三件事（下）

前篇文章中提到，PMO在這幾年變成了一個新鮮的議題。身邊滿多讀者或是朋友，因為公司轉型或是任何理由，被要求負責這部門的建置或營運。我每次給這些「苦主」的建議，都是請他們立刻思考這三件事：避開常見陷阱、搞懂你所處的狀況、做很快能有成效的事情。上一篇談了第一件事以及第二件事，這篇則要跟大家分析一下，所謂「做很快能有成效的事情」背後的理由是什麼，又具體該做些甚麼。

如何面對不合理的專案時程？

"當你接到一個時程極其不合理的專案時，你首先該做的不是哀嚎抱怨，而是去了解為什麼這個案子會來的又快又急，是因為公司面臨了很大的困難或挑戰？還是因為策略的急轉彎？又或者是老闆純粹等不急了？了解原因你才有可能知道如何去解決當下的問題，也許你的老闆是因為看到競爭對手推出了某項服務，所以希望自己最少不要輸人，要快點把這個功能(後稱A功能)加上去，而在本來的產品規劃中，A功能是包含在1.05版裡，老闆只知道1.05版裡頭有A功能，在他的心裡認為『1.05版=A功能』，所以他是直接跟你說：「一個月內把1.05版做完上線。」" 「老闆又壓

答客問：「如何建立與Sponsor的信任感？」

上次在一個專案管理的分享課程後，有人舉手說：「感覺你都遇到很好的sponsor，他們都願意聽你的建議，哪像我，每次都遇到不講理的人。」

注意這些人！他們工作幫不上你，但扯後腿絕對有餘！

最近想起一件很多年前的故事。 公司的行銷單位決定在年底以前推一個促銷活動，以提升新產品的知名度。這算是當年度行銷單位的重頭戲，他們幾個月前就開始和業務單位密切地開會和溝通，並且針對門市的業務同仁辦了一系列的教育訓練課程，希望所有的業務同仁都知道這個活動的各項細節；同時他們也必須取得總公司的同意，因為這個促銷方案會讓產品的毛利率下降，某種程度上和總公司認為「會購買這項產品的消費者應該對促銷比較不敏感」的定位略有違背；最後，這個促銷計畫必須投入一定的廣告預算在電視上打廣告。我們當年度的獲利達成率其實有一點點危險，大概從九月份以後，幾乎每一次的主管會議都會談到

向上管理 : 不被罵的會議

我曾經和一位個性又直又急的主管共事，在會議上，哪位部門經理的週簡報出了問題，他可是從來不客氣，會直接點出; 那陣子有位特別黑的經理，在會後問我「BeN哥~ 為什麼你週報從來都不會被老闆罵?」我回答他「因為老闆已經看第二次了」。  

交通誤點能給PM們的啟發

之前有段時間，因為捷運板南線還沒開通，所以我每天都搭台鐵從板橋搭火車到南港去上班。 雖然現在的狀況我已經有點不太清楚了，不過在那年代火車的準點率是很有提升的空間，每個禮拜總有幾天會碰到電車延遲到站。 隨著搭乘時間久了，慢慢發現台鐵的資訊看板似乎有個小模式。 車子到底會Delay多久的資訊，很少是很早就顯示在班次表上。 通常都是車子該到的前十分鐘內，才會突然顯示這班車會延遲五分鐘。 五分鐘不多嘛，所以看到這訊息時自己都會想「沒關係，才五分鐘，那就等一下吧。」