繼Bryan的這篇非常精彩的職場現形記文章：讓老闆很期待，員工卻怕受傷害的一張表單：工時單之後，今天我想從「主管」的角度聊聊讓員工「回報工時」這把雙面刃。（建議大家先讀過Bryan的文章。）

首先必須定義，我們要求員工填寫工時單的目的到底是什麼？
就我看來有幾種很糟的設定：

• 防止員工偷懶：所以若我們取消工時回報，那就等於放任員工偷懶？所謂「道高一尺，魔高一丈」，真的打混摸魚的員工，自有一套能在工時單上做手腳存活的方法；更何況，把自己的員工當成偷時間的小賊，並不是成熟主管該有的格局。
   
• 做為績效考核的依據：很多難以具體衡量成效，或者成效需要較長時間才能呈現的部門（如研發、產品、甚至很多內勤，如總務、資訊…等），因為要配合公司績效評核的時間和規範，沒有好好地規劃和思考評估部門價值的方法，而決定用最偷懶的方法交差KPI，以工時表中員工投入在工作上多少時間，做為稽核員工表現好壞的依據。
  但這樣的做法，等於反向鼓勵大家盡量「耗時」而不是「有效率」工作，因而在不久的將來，部門一定會開始面臨士氣低落、工作效率差、留不住具有創新和熱情部屬的困境。
   
• 做為事情做不好的擋箭牌：當手上的工作和專案一直無法順利達成老闆設定的目標，就拿出部門的工時表：「老闆，你看，大家都很認真工作，光是加班的時數就比上個月增加了20%，每個人的工時利用率都超過100%....」職場上轉移焦點的招數非常多，但這爛招絕對能排前三名。

當然還有很多變（態）形的應用，比如拿來跟其他部門做比較，證明我的團隊比你的團隊要努力…之類的。

終歸一句，若回報工時只是為了讓主管「填充安全感」並增加空虛的掌控力，那麼，它不但浪費團隊時間，也終會成為虛應故事，甚至在團隊能力和績效上，還會造成許多反效果。

那麼，工時回報這件事本身到底有沒有正面的價值呢？

「當然有！」

我甚至可以非常肯定得說，除了以下這兩項原因之外，根本就不應該讓團隊回報工時。
 

1.管理決策的判斷依據

雖然我知道，假管理之名，施掌控之實的狀況在職場上非常多見。

其實主管是否以這個項目為主因，而讓團隊報工時，從一個點上就可以輕易的觀察出來，那就是有沒有認真地「規劃工時回報的分類」。

照理說，主管應該先訂下了某個想了解、改善、提升的目標，然後回頭來設計工時回報的制度。

比如說：你剛接一個部門，發現大家其實工作時間都很投入，甚至還有幾位同仁加班，可是不知道為什麼，部門的任務常常Delay？與幾個團隊進行了解之後，大家丟出諸如：工作就是很多做不完啊、總是要幫XXX擦屁股啊、會議太多啊、一直被插單啊…等等。

要先改善哪個問題來提升大家準時交付的程度呢？

在你對這個部門的熟悉度有限，且短期間內很難正確下決策之前，或許施行一段時間的工時回報制度，會有助於你在管理上做更精準的判斷。

你可以設計類似一個以下這樣的工時回報類別範例：

讓團隊在回報工時的時候，盡量選擇接近的類別，以便於你未來做統計分析之用。

一個月後，你發現集中在「2.1 Bug修復的工時」佔了60%，若以大數法則來判斷，那你優先要處理的，可能就是團隊工作品質的問題。包含如何制定一套好的品質規畫？如何訓練團隊提升專業能力？甚至是找一套好的工具來幫助大家減少品質問題的loading，都是你接下來重要的決策方向。

但在這裡，還是有幾個提醒：

• 分類：
  • 訂定分類表前，必需先了解團隊的工作類型，最好能找幾位關鍵成員一起討論後產出，並先做一些模擬。
  • 盡量不要有「其他」類別，若團隊因為不熟悉而把工時大部份都報到這個項目來，則此類別將沒有分析的價值。
  • 如果發生團隊在理解類別之後，還是有些工作不知道該報到哪裡，就要立即展開檢視和討論，是不是這些工作根本就不被期待要做？或者真的應該要調整分類，這樣幫團隊去蕪存菁、重新排出工作順序的方法，也會讓你更了解大家實際的工作狀態。
• 原則：
  • 實施前請清楚告知團隊，你要收集的目的，是為找出改善大家工作loading的方向，以及這絕對與他們的績效無關。
  • 請不要強制團隊一天必須得報滿上班時數。比如訂8小時，但一個正常員工在上班的8小時中，實際投入工作的比例平均大概只有60%，也就是約4.8小時。
  • 若員工為了補滿這8小時的工時，而搪塞一些奇怪的工作進來，反而會讓你的判斷失準。
     

2.實際專案人力成本的收集

若你的專案要收集人力成本，或許工時表就可以是一個來源，這部份大家應該比較容易理解，我就先不在此篇文章說明。

總之，實施工作回報不應該隨便開始，寧可在之前花一段時間弄清楚自己要團隊這樣做的目的，並且認真的去規劃它。

工時回報是個工具，善用它，你和團隊都可以得到很多的好處。像是更客觀地成為你做決策前的判斷依據（看看光是這個點，對主管來說，就不知道有多重要！）一段時間之後，你還可以從工時表觀察自己決策的績效品質好不好？之前的問題有沒有被改善？

再來，團隊在過程中也能真的感受到，原來花一點時間填這個表，能讓他們的任務更明確，同時感受到這個用心的主管改善了部門的工作環境，而不只是多了一項工作而已。

那麼，你不只可以得到更真實的資訊，還剛好那麼不小心的就建立了與團隊間的信任基礎。

近期課程：

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〈原文轉載至Elva手記《工時表雙面刃，主管必須知道…》〉