（Photo by Matthew Henry from Burst）

最近和朋友 K 聊到工作上的煩惱，他大概在一年前被晉升為組長，負責一個 6 人的小團隊，可是時至今日，還是有件事情一直困擾著他，那就是「和下屬開會」，尤其是他指定團隊開的一些會議，除了會議效果不如預期外，甚至還引起團隊成員私下的抱怨：大家覺得會議太多，又沒有用，所以參會都不積極。

K 說道：「我想通過開會，來管理大家的工作進度，並且做到全員有效溝通，但主持會議好難，時常跑題或嚴重超時，會後又沒結論，我不知道該怎麼做才好…。」

聽到 K 坦然地描述自己的心境，我不禁想起多年前第一次帶團隊時，「和下屬開會」這件看起來稀鬆平常的事，也造成我很大的困擾。

所以，我蒐集了新手主管在「和下屬開會」時，常會遇到的三個挑戰，並提供對應的解決辦法，給有類似問題的朋友參考。

挑戰1：管理者的發言無法影響團隊行為

通常在會議上，管理者主要扮演三個作用：

1. 聆聽團隊說明工作進度，給予建議和要求，必要時提供協助，以確保任務順利進行，拿到結果。

2. 同步制度、強化團隊價值觀、工作原則和公司規範等，建立統一的做事標準。

3. 傳遞跨部門信息，盡量做到協作部門的資訊對稱，有利於雙方合作。

但是，爲什麼管理者在會議上說明時，大家都沒什麼異議，會後卻常不嚴格執行？到底是沒講清楚，還是大家當耳邊風？

這是新手管理者容易遭遇的挫折之一，雖然身為主管，但會議上說的話不被重視，有著「管不動」團隊的無力感。

解決方案：

當我們需要團隊採取行動時，建議從三個層面思考：意願、能力、環境。

1. 意願：是否認可做這件事的意義，並願意採取行動？

2. 能力：是否具備執行這件事所需的能力和經驗？

3. 環境：是否能在有利的環境下執行這件事？

比如我們在會議上提出「希望團隊多和協作部門溝通」，那麼就可以圍繞這點繼續展開：

1. 意願：人們會更願意對自己提出的想法採取行動，而我們唯一要做的就是進行正向的引導，因此，我們可以多拋出問題讓團隊思考，像是「為什麼要增加部門間的溝通？」、「部門間有充分溝通後，對我們有什麼好處？」等，大家進行開放性的討論，最終在認知層面上肯定這件事，將有助於後續行動的開展。

2. 能力：有些人天生就比較內向或不善言辭，要做到建立良好和頻繁的跨部門溝通，對他們來說，可能是較大的挑戰，因此，我們可以協助培養他們的溝通能力，通過刻意的練習和意見回饋，將有助於團隊成員能力提升，除了獲得個人成長之外，也可以做到我們所預期的工作目標。

3. 環境：當團隊有意願，也有能力執行工作後，就能保證成功嗎？並不是的，我們還必須考慮到外在環境是否允許他們發揮，例如跨部門會議的機制、鼓勵開放交流的文化等，都會起到關鍵的影響，而這些就更需要管理者花心思去打造有利的環境，將能幫助團隊執行任務時事半功倍。

挑戰2：團隊不參與討論，變成管理者一言堂

相信許多管理者在會議一開始的時候，都會說：「大家有什麼想法或建議，都歡迎提出來討論。」雖然這麼說了，但常常還是變成單向的下屬對上級匯報，或是上級對下屬宣導，很難做到每個人都關注當前討論的議題，充分發表意見。

那麼，為什麼大家不能踴躍發言呢？主要原因有兩個：

1. 缺乏安全開放的討論氛圍

2. 缺乏事前個人的思考準備

當我們害怕說出自己的意見會遭受批評時，是不是就傾向更少發言？當我們對於當前的議題沒有深入思考時，是不是即便再想發言，也說不出什麼論點？所以，想要激發團隊更熱烈的參與討論，可以從這兩個角度出發，來進行調整。

解決方案：

1. 建立更開放輕鬆的討論氛圍

記得以前作為下屬時，常會聽到老闆在開會時說：「大家都可以多提提意見呀！」但是每個人心中一定會有些顧慮，害怕多說多錯，並且提出意見的人，往往老闆都會要特別點評一番。

所以，口頭上的開放討論並不能夠達到期望的效果，而是需要通過管理者「多提問」、「多聆聽」來營造友善的討論氣氛。

我們可以多使用 5W+1H 的提問法，對選定的議題來提問，引導團隊思考和討論，並且不要急著說出自己的想法，克制身為管理者的表達欲。

- Why：原因

「為什麼進行良好的跨部門溝通很重要？」

- What ：什麼事情

「我們想要達到良好的跨部門溝通，需要做哪些事情？」

- Where ：什麼地點

「我們目前都是在哪些場合進行溝通？為什麼要在這個場合？換個場合會不會效果更好？」

- When：什麼時候

「我們什麼時候要進行跨部門溝通？為什麼要在這個時候？能不能在其他時候？」

- Who：誰是責任人

「跨部門溝通是誰的責任？為什麼？怎麼判斷這個角色做得好？」

- How： 怎麼做

「我們要怎麼做這些事情，來確保達到良好的跨部門溝通？」

2. 確保每個參會人都有貢獻

在每個人進來開會前，大家都知道會議目的和自己要扮演的角色嗎？

大多數管理者在召開會議前，可能都只是說「這週三下午四點開會，討論跨部門溝通的事情。」通常情況下，大家並不會主動提前準備，而是傾向等主管決定就好了。

這時我們需要改變會議前每個人的認知，要確保大家清楚的知道這場會議的價值，以及自己參會的價值，因此，管理者必須在會議通知中明確以下信息：

- 討論什麼事情：羅列目前跨部門溝通中，所遇到的問題，描述清楚。

- 每個人需要提前準備什麼：思考至少一個解決方案，說清楚利弊。

- 會議需要產出什麼內容或形成什麼共識：達成跨部門溝通的原則，並確定解決當前問題的方案。

會議前，發起人必須提供相關背景和資料，參會人必須提前閱讀，並帶著方案來開會，才能夠確保每個人在同一認知水平上，進行高效的討論，達到會議目的。

挑戰3：時間和流程失控，超時又沒結果

很多時候我們會發現，即使有明確的會議主題、討論方向，在會議實際進行時，仍容易出現流程被打亂、延展出更多討論議題等現象，最後導致嚴重超時，也沒形成有效結論，只能無奈改天再戰！

這樣的會議太多，就容易導致團隊身心俱疲，管理者也浪費大量的時間，那該怎麼做，才可以把控好開會節奏呢？

解決方案：

開會的目的是形成共識，解決問題，沒有目的和準備的會議，就只是無效的低品質工作，通過有效會議的七個步驟，可以幫助我們有個清晰的主線進行會議。

1. 明確會議目的、要達成的價值貢獻

有時會議為什麼會開不完？那是因為我們想要解決太多問題。

所以，建議每次開會，最好只聚焦解決一個問題，把開會時間控制在一小時以內，避免會議時間太久而變得低效，讓所有人準備好自己的想法參加會議，並且拿著結論結束會議。

2. 邀請有效人員參加

每個參加會議的人，都應該要具備必要性，不能隨意地擴大或縮小邀請範圍，當我們明確開會的主題和要解決的問題，就能知道誰是必須參加這次會議，誰又是不必參加的。

比如像是決策型會議，就要讓有決策權的關鍵人員參會，而不是只要業務上有相關，就可以參加旁聽，因爲他們只能傻傻地坐著，沒有發言機會，純粹就是浪費時間。另外，像是學習分享的會議，則可以盡量多讓相關人員參加; 宣布重要事項的會議，則務必全員到齊。

3. 所有人做好會議前的相關準備

會前，主持人需要確保大家都知道會議目的和議程，以及提前收集到所有會議所需的報告、數據等資料。

如果沒有做好準備工作，會議上大家就容易發散性討論、互相推卸責任、不聚焦在問題解決上，因此，主持人要特別注意提前研究議題、設計提問、安排議程等，如果有人被邀請參加會議，卻不需要準備資料或帶想法來發言，就說明這個會議他不需要參加。

4. 一個有效的會議主持人

會議主持人是一個會議的靈魂人物。

主持人需要督促大家提前做準備，要控制會議進程和確保拿到結果，放任大家漫無目的的討論，就會變成是「聊天」了。

5. 有效的會議流程、控制節奏

高效會議，務必要嚴格控制流程和時間，所以，當有人滔滔不絕發言或跑偏主題時，主持人都要及時糾正，避免變成個人發表會。

6. 達成共識

會議是聚集一群有相同目標的利益相關方，共同討論事情，因此，一定要形成結論，就算只有階段性的結論，也是需要達成共識的。

7. 有後續跟進計畫和落地措施

會議上達成共識之後，必須有後續的跟進規劃、會議記錄，執行措施，才能確保想法可以落實，「行為的改變」 — 這才是開會最終目的。

結語

高效開會最關鍵的就是主持人的能力，通常也就是管理者自身。

當我們要帶團隊開會時，千萬不要認為只要人到了會議室，就一定可以討論出結果，務必要提前做好充足的準備和思考，避免本位主義和形式主義，通過不斷練習，提高自己的主持技巧，會議效率也會逐漸提升，尊重自己的時間，也尊重團隊時間，杜絕無效會議，自然團隊就不排斥開會了。

原文轉貼自：青鳥誌 | 陪你學習成長每一天（原文連結）

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